Trong các bộ phận Marketing, thường gặp phải tình trạng rối loạn và khó tổ chức, giao tiếp không rõ ràng và thường bị lỡ hẹn. Các dự án bất ngờ xuất hiện làm đảo lộn lịch trình ưu tiên, các cuộc họp không cần thiết lại làm mất thời gian, và việc phải làm đêm tại văn phòng trở thành điều phổ biến.Tất cả những vấn đề này dẫn đến chậm trễ trong dự án và lãng phí tiền bạc cho công việc kém chất lượng. Điều này không tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hoặc mang lại sự hài lòng trong sự nghiệp.
Tuy nhiên, các nhà tiếp thị không phải là những người đầu tiên gặp phải những khó khăn này. Họ cũng không phải là những người đầu tiên tìm ra cách quản lý dự án và giao việc đúng hạn một cách hiệu quả. Thực tế, một trong những giải pháp tốt nhất cho các vấn đề này chính là Scrum – một phương pháp quản lý dự án có nguồn gốc từ lĩnh vực phát triển phần mềm và trước đó là sản xuất ô tô.
Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách hoạt động của Agile Scrum Framework trong lĩnh vực tiếp thị và cách nó có thể giúp các nhà tiếp thị tăng cường khả năng linh hoạt và hiệu suất làm việc trong môi trường tiếp thị đầy thách thức.
Scrum – Phương pháp quản lý dự án là gì?
Nếu bạn không quen thuộc với ngữ cảnh, khi nghe từ “Scrum”, bạn có thể nghĩ đến một hình ảnh như thế này:
Tuy nhiên, loại Scrum mà bài viết này đang nói đến trông giống như thế này hơn:
Trong lĩnh vực kinh doanh, Scrum không chỉ là một phương pháp linh hoạt để quản lý dự án từ đầu đến cuối, mà còn là một cách tiếp cận dựa trên các giá trị của sự tự tổ chức và sự hợp tác. Bằng cách loại bỏ lãng phí và thủ tục không cần thiết, Scrum cho phép mọi người tập trung vào việc thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất ở mỗi giai đoạn của dự án.
Qua một video từ Scrum Company, ta có thể thấy cách Scrum hoạt động trong thực tế, video này sẽ giải thích cách áp dụng Agile Scrum vào các ứng dụng khác nhau:
Từ đó đúc kết ra một bảng phân tích trực quan về cách thức hoạt động của Scrum:
- Thay vì phân tán các thành viên của nhóm, Scrum tập trung vào việc xây dựng các nhóm đa chức năng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc.
- Mỗi nhóm cùng lập kế hoạch và thực hiện các công việc trong một “Sprint backlog”, đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.
- Mỗi Sprint, thường kéo dài hai tuần, là một chu kỳ làm việc ngắn để hoàn thành một dự án hoặc một phần của dự án.
- Khi bắt đầu làm việc, họ sẽ cộng tác qua từng bước: Đang tiến hành, đến Xem xét, đến Hoàn thành.
- Trong suốt quá trình, họ sẽ có các cuộc họp Scrum hàng ngày (hoặc daily standup) để thảo luận những gì họ đã làm ngày hôm qua, những gì họ sẽ làm hôm nay và những gì đang cản trở công việc của họ.
- Khi dự án hoàn thành, một buổi họp đánh giá Sprint được tổ chức để đánh giá kết quả, những điều đã thành công, những vấn đề gặp phải và cách cải thiện. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi dự án không chỉ hoàn thành đúng hạn mà còn mang lại giá trị tối đa cho tổ chức.
Ai là người đã nghĩ ra ý tưởng của Scrum?
Câu trả lời không rõ ràng và có nhiều ý kiến khác nhau về việc ai là người đặt ra thuật ngữ “Scrum”.
Phổ biến nhất là cho rằng nó lần đầu tiên xuất hiện trên Tạp chí Kinh doanh Harvard trong một bài báo năm 1986 có tựa đề “Trò chơi phát triển sản phẩm mới” của Ikujiro Nonaka và Hirotaka Takeuchi. Sau đó, nó được ghi lại chi tiết hơn bởi Jeff McKenna, Jeff Sutherland và John Scumniotales. Tuy nhiên, theo Techwell, “Jeff Sutherland đã phát minh ra Scrum và sau đó giới thiệu nó với Ken Schwaber.”
Dù việc xác định người phát minh Scrum vẫn là một vấn đề tranh cãi, nhưng mọi người đều đồng ý rằng những cá nhân thông minh đã phát minh và tinh chỉnh phương pháp làm việc này để giúp xây dựng và vận chuyển sản phẩm hiệu quả hơn. Trong lĩnh vực tiếp thị, chúng ta thường tập trung vào các dự án và chiến dịch hơn là sản phẩm hoặc phần mềm cụ thể.
Ngoài ra, có một biến thể của Scrum gọi là Scrumban
Scrum không nhất thiết phải tuân theo một cách duy nhất. Có nhiều biến thể khác nhau để lựa chọn và có thể điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
Một trong những biến thể đó là Scrumban, kết hợp giữa Scrum và Kanban. Phương pháp này giúp nhóm hiểu rõ hơn về tiến độ dự án bằng cách kết hợp Scrum với bảng Kanban:
Điều này không có nghĩa là cách tiếp cận này tốt hơn cách tiếp cận khác, nhưng nó có thể là một lựa chọn phù hợp cho các nhóm tiếp thị.
Cuối cùng, CoSchedule cung cấp hỗ trợ cho quy trình làm việc dựa trên Kanban với Bảng điều khiển dự án Kanban, giúp các nhóm dễ dàng quản lý dự án và hiểu rõ quy trình làm việc từ đầu đến cuối:
Các thuật ngữ và định nghĩa của Scrum bạn cần biết.
Trước khi bạn bắt đầu khám phá thế giới Agile, hãy cùng tìm hiểu một số thuật ngữ quan trọng bạn sẽ gặp phải. Mặc dù ban đầu có thể thấy phức tạp, nhưng các khái niệm cơ bản của Agile thực sự rất đơn giản:
- Product Owner (Chủ Sở Hữu Sản Phẩm): Người ra quyết định chính trong nhóm Scrum, đại diện cho lợi ích của người dùng và khách hàng.
- Scrum Master: Người lãnh đạo nhóm Scrum, dẫn dắt các cuộc họp và standup, loại bỏ các rào cản và giám sát tiến độ của nhóm Scrum.
- User Story (Câu Chuyện Người Dùng): Mô tả ngắn gọn về nhu cầu của người dùng, bao gồm ai, cái gì và tại sao.
- Tasks (Nhiệm Vụ): Công việc cụ thể cần hoàn thành bởi các thành viên trong nhóm Scrum.
- Backlog (Kho Lưu Trữ): Danh sách các yêu cầu và ý tưởng dự án mà có thể được thực hiện trong tương lai.
- Sprint: Khoảng thời gian ngắn (thường từ một tuần đến một tháng) để hoàn thành một phần của dự án.
- Standup: Cuộc họp hàng ngày, trong đó các thành viên nhóm chia sẻ tiến độ công việc và những khó khăn gặp phải.
- Retrospectives (Hồi Tưởng): Cuộc họp để đánh giá và cải thiện quy trình làm việc của nhóm.
- Blockers (Rào Cản): Mọi thứ gây trở ngại cho thành viên nhóm trong việc hoàn thành công việc của họ.
- Minimum Viable Product (MVP) (Sản Phẩm Khả Thi Tối Thiểu): Phiên bản cơ bản nhất của sản phẩm với đầy đủ tính năng để chứng minh khả năng hoạt động và thu hút người dùng.
- Kanban: Bảng trực quan để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, sử dụng các cột và chỉ báo trạng thái di chuyển từ trái (bắt đầu) sang phải (hoàn thành).
Cấu trúc của các nhóm Scrum được tổ chức như thế nào?
Scrum nhấn mạnh vào việc giúp các nhóm làm việc hiệu quả và đúng thời hạn. Để làm điều này, họ cần có cấu trúc phù hợp. Cụ thể, được tổ chức như sau:
- Product Owner (Chủ Sở Hữu Sản Phẩm): Người xác định và đề xuất yêu cầu cho dự án. Họ có quyền ra quyết định cao nhất trong nhóm. Trong lĩnh vực tiếp thị, “Chủ Sở Hữu Dự Án” có thể là thuật ngữ thích hợp hơn.
- Scrum Master: Người quản lý quy trình làm việc hàng ngày của nhóm. Họ loại bỏ các rào cản, tổ chức các cuộc họp và hội thảo hàng ngày, và đảm bảo mọi điều kiện cần thiết để nhóm hoàn thành công việc. Vai trò này có thể được giao cho Chủ Sở Hữu Dự Án hoặc một cá nhân khác.
- Thành viên nhóm: Tự quản lý công việc của mình. Thay vì có một người quản lý chỉ đạo, việc giao tiếp thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm giúp mọi người cập nhật về tiến độ công việc. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ tiến độ và có thể dự đoán bước tiếp theo.
Scrum hoạt động như thế nào đối với các nhóm tiếp thị Agile?
Scrum là một phương pháp linh hoạt trong quản lý dự án, và có thể được áp dụng cho các nhóm tiếp thị Agile. Giờ chúng ta sẽ cùng nhau đi qua quy trình thực tế của một dự án tiếp thị, dựa trên kinh nghiệm thực tế của nhóm tiếp thị CoSchedule. Mặc dù quy trình này có thể không hoàn toàn phản ánh mọi tình huống của các nhóm tiếp thị Agile khác, nhưng nó sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và thực tế.
- Tạo Backlog dự án: Mọi dự án đều bắt đầu bằng một ý tưởng
Bộ phận tiếp thị thường rất sáng tạo và đầy ắp ý tưởng. Tuy nhiên, việc quan trọng là phải quyết định những ý tưởng nào nên được ưu tiên và triển khai trước. Tại CoSchedule, quy trình này thường bắt đầu với một cuộc họp sáng tạo, nơi mọi thành viên cùng thảo luận và đánh giá các ý tưởng. Sau đó, các ý tưởng này được ghi lại trong bảng tính ý tưởng chiến dịch, tạo thành một Backlog dự án để làm việc.
Trong ngôn ngữ Scrum truyền thống, thường gọi là “Backlog sản phẩm”, nhưng trong ngữ cảnh tiếp thị, có thể hợp lý hơn khi gọi nó là “Backlog dự án”. Điều này giúp làm rõ về mục tiêu và phạm vi của công việc, đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý dự án một cách hiệu quả hơn.
Cụ thể, bảng ý tưởng dự án có thể được cấu trúc như sau:
- Tactic (Chiến thuật): Có thể thích hợp hơn khi gọi là “chiến dịch” hoặc “dự án”, nhưng cột này được dành riêng cho bất cứ điều gì bạn thực sự sẽ làm.
- Owner (Chủ sở hữu): Ai trong nhóm tiếp thị đang thúc đẩy điều này?
- Goal (Mục tiêu): Kết quả này sẽ ảnh hưởng đến điều gì?
- Problem (Vấn đề): Chiến thuật, dự án hoặc chiến dịch hàng đầu này sẽ giải quyết vấn đề gì hiện đang ngăn cản nhóm tiếp thị của bạn thu hút nhiều khách hàng hơn?
- Story (Câu chuyện): “Là một nhà tiếp thị, tôi muốn [Ý TƯỞNG] để chúng tôi giải quyết [VẤN ĐỀ HÀNG ĐẦU]” (hoàn thành câu này để giải thích dự án).
- Hypothesis (Giả thuyết): “[Ý TƯỞNG] sẽ cải thiện [MỤC TIÊU] thêm [TỶ LỆ PHẦN TRĂM].”
- Measurement (Đo lường): Giải thích ngắn gọn cách chiến dịch, chiến thuật hoặc dự án sẽ được đo lường để chứng minh tác động của nó.
Sau đó, khi một dự án thực sự đã được vận chuyển, những điều sau đây có thể được hoàn thành:
- Date Shipped (Ngày vận chuyển): Ngày xuất bản hoặc ra mắt dự án.
- Date Analyzed (Ngày phân tích): Khi nào kết quả của dự án được đo lường và phân tích?
- Actual Result (Kết quả thực tế): Dữ liệu cho thấy điều gì?
- Retro Date (Ngày hồi tưởng): Khi nào nhóm tổ chức hồi tưởng Sprint về dự án này?
- Next Steps (Các bước tiếp theo): Nhóm sẽ làm gì trong tương lai do thực hiện dự án này?
Bảng ý tưởng dự án này không chỉ giúp quản lý Backlog một cách cụ thể và rõ ràng, mà còn tạo điều kiện cho sự phối hợp và đánh giá hiệu quả của các chiến lược tiếp thị.
- Lập kế hoạch Sprint và xây dựng Sprint Backlog
Lập kế hoạch Sprint và xây dựng Sprint Backlog là bước tiếp theo quan trọng sau khi các dự án đã được xác định, ưu tiên và lựa chọn.
Việc lập kế hoạch Sprint cụ thể chúng tôi sẽ giải thích sau, nhưng ở cấp độ cao lập kế hoạch Sprint bao gồm việc xác định các nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ thực hiện cho mỗi dự án, cũng như thiết lập thời hạn cho từng bước tiến trình.
Sprint backlog có thể được tổ chức và lập kế hoạch theo nhiều cách khác nhau, bao gồm việc sử dụng ghi chú Post-It trên tường hoặc bảng trắng, sử dụng bảng tính hoặc công cụ quản lý dự án như CoSchedule.
Nhưng quan trọng nhất, một Sprint Backlog thành công cần có các yếu tố sau:
- Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Điều này thường là một thách thức, nên tốt nhất là ước tính thời gian một cách thận trọng để tránh bị trễ hạn.
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng thứ tự ưu tiên: để biết rõ những gì cần phải hoàn thành và ai sẽ là người thực hiện chúng, từ đó giữ cho dự án được duy trì một cách hiệu quả.
- Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào thông tin về các Sprint sắp tới: bất kể sử dụng phương pháp hoặc công cụ nào để xây dựng và lập kế hoạch Sprint, thông tin về các nhiệm vụ, mục tiêu, thời gian hoàn thành và các yêu cầu khác cần được chia sẻ rộng rãi trong nhóm để mọi người đều hiểu rõ và có thể làm việc theo đúng kế hoạch.
- Standup hàng ngày và giao tiếp chủ động
Một cuộc họp standup là cuộc họp hàng ngày vào buổi sáng, nơi toàn bộ nhóm gặp nhau để thảo luận về tiến độ của dự án. Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin sau:
- Những gì họ đã làm vào ngày hôm qua? Cụ thể đã thực hiện những hành động gì?
- Hôm nay họ sẽ làm gì? Công việc có tuân theo kế hoạch Sprint không?
- Có gì đang ngăn cản họ hoàn thành công việc của mình? Và làm thế nào để giải quyết những rào cản đó?
Cuộc họp này nên diễn ra trong 15 phút hoặc ít hơn, giúp đảm bảo sự đồng bộ và thông tin nhất quán trong nhóm. Bằng cách này, mọi người đều biết được những gì đang diễn ra trong dự án và không bị bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Bạn có thể tổ chức một standup chung cho cả nhóm vào buổi sáng hoặc tổ chức các cuộc họp riêng biệt cho từng dự án, hoặc kết hợp cả hai cách tiếp cận.
- Loại bỏ rào cản
Nếu một thành viên trong nhóm gặp phải rào cản và để loại bỏ, quan trọng là phải xử lý chúng càng nhanh càng tốt để đảm bảo nhóm tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả và tránh việc dự án bị trễ hạn vì những trở ngại không mong muốn. Dưới đây là một số rào cản phổ biến mà bạn có thể gặp phải:
-
- Ứng dụng hoặc công cụ bị lỗi. Thành viên trong nhóm không thể làm việc. Việc giải quyết sự cố này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo công việc tiếp tục diễn ra một cách trơn tru.
- Thành viên trong nhóm không có quyền truy cập vào tệp hoặc dịch vụ cần thiết. Điều này cũng là một rào cản cần được loại bỏ ngay lập tức để tiếp tục công việc một cách hiệu quả.
- Nhóm hoặc các thành viên khác trong nhóm chưa hoàn thành công việc của họ. Trong trường hợp này, việc xác định vấn đề và tìm ra cách giải quyết để hoàn thành công việc đúng thời hạn là cần thiết.
Cuối cùng, rào cản có thể là bất cứ điều gì ngăn cản thành viên trong nhóm tiến triển trong công việc của họ. Điều quan trọng là phải nhận biết và giải quyết chúng một cách kịp thời để đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng.
- Hồi tưởng Sprint
Sau khi hoàn thành một Sprint và dự án đã được triển khai, là thời điểm để tổ chức một buổi hồi tưởng để đánh giá hiệu suất của dự án và rút ra những bài học quý báu cũng như những điểm cần cải thiện.
Tương tự như cuộc họp standup hàng ngày, bạn có thể quyết định tổ chức buổi hồi tưởng cho tất cả công việc vào cuối Sprint hoặc hồi tưởng cụ thể cho từng dự án mà bạn thực hiện. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng bạn đang đánh giá từng dự án và chiến dịch, cũng như đánh giá tổng quan về tiến trình làm việc của nhóm.
Nên tập hợp toàn bộ nhóm vào một không gian để tổ chức buổi họp này. Một thành viên trong nhóm có thể đảm nhận việc trình bày tài liệu trên máy tính (hoặc trên màn hình chia sẻ) và lưu ý những điều sau:
- Dự án có thành công không? Nói cách khác, Sprint đã đạt được mục tiêu của nó chưa?
- Những gì đã diễn ra tốt đẹp? Hãy tôn vinh những thành tựu!
- Làm thế nào có thể cải thiện vào lần tới? Chắc chắn sẽ có những khía cạnh có thể được cải thiện. Hãy suy nghĩ về cách làm tốt hơn trong tương lai.
Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu rõ Agile Scrum Framework không chỉ là một phương pháp quản lý dự án, mà còn là một cách tiếp cận mới và hiệu quả cho các nhóm Marketing. Bằng cách áp dụng Scrum, các nhóm có thể thoát khỏi tình trạng rối loạn, tăng cường sự minh bạch, linh hoạt và hiệu quả trong công việc. Scrum giúp các nhóm tập trung vào công việc quan trọng nhất, phản ứng nhanh chóng với thay đổi và liên tục cải tiến sản phẩm. Điều này không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, việc áp dụng Scrum vào tiếp thị đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực từ toàn bộ nhóm. Việc hiểu rõ các thuật ngữ, vai trò và quy trình của Scrum là bước đầu tiên quan trọng. Bên cạnh đó, việc lựa chọn công cụ phù hợp và điều chỉnh quy trình cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm cũng là yếu tố then chốt để thành công.
Với sự đầu tư đúng đắn, Agile Scrum Framework có thể trở thành chìa khóa giúp các nhóm tiếp thị vượt qua những thách thức, đạt được hiệu quả cao hơn và tạo ra những chiến dịch marketing thành công.
Hãy thử áp dụng Agile Scrum Framework và trải nghiệm sự thay đổi tích cực trong công việc Marketing của bạn.
