Một thách thức lớn mà các nhà làm agile marketing phải đối mặt là cố gắng cân bằng giữa làm việc linh hoạt với làm việc có kế hoạch. Bạn cần tìm ra cách để nhóm của bạn có thể tập trung và không bị gián đoạn, trong khi vẫn cho phép những thay đổi quan trọng diễn ra. Phần lớn điều này phụ thuộc vào tính chất công việc của bạn, nhưng có một số phương pháp hay mà chúng tôi muốn chia sẻ.
Đầu tiên, hãy xem xét đội ngũ tiếp thị linh hoạt cực kỳ cứng nhắc. Họ lên kế hoạch cho công việc của mình trong hai tuần và hoàn toàn không có gì có thể làm gián đoạn họ. Khi một bên liên quan có một yêu cầu khẩn cấp, có thể phải mất hàng tháng để giải quyết và điều đó khiến cả nhóm khó chịu. Về mặt tích cực, nhóm có thể đạt hiệu suất rất cao vì họ có thể tập trung vào công việc của mình mà không bị gián đoạn. Tuy nhiên, phổ biến hơn, tôi thấy những gì tôi gọi là thực hành “nhanh nhẹn hỗn loạn” đang diễn ra, điển hình là nhóm sẽ nói những câu như, “chúng tôi không cần lập kế hoạch, chúng tôi rất linh hoạt.”
Lập kế hoạch Sprint để thành công
Bước đầu tiên để tìm ra điểm trung gian đó là thực hành lập kế hoạch Sprint. Tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch trong một tuần nếu nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc tuân thủ kế hoạch và lập kế hoạch trong hai tuần nếu bạn có xu hướng làm việc trong các dự án hoặc chiến dịch lớn hơn.
Mục tiêu của lập kế hoạch Sprint là yêu cầu nhóm xem xét các công việc còn tồn đọng được và quyết định những mục nào họ có thể cam kết hoàn thành trong khung thời gian chạy nước rút nhất định là một hoặc hai tuần. Ý tưởng là chuyển từ việc nhóm bắt đầu một loạt công việc và thực hiện nó một cách độc lập, sang tập trung vào việc cung cấp giá trị cho khách hàng vào cuối giai đoạn nước rút.
Một cách thực hành tốt là bắt đầu bằng việc nêu rõ mục tiêu của dự án. Điều này phải đến từ chủ sở hữu tiếp thị (hoặc vai trò tương tự). Đây không phải là danh sách mọi hạng mục được mong đợi mà là danh sách thành công của nhóm sẽ như thế nào vào cuối tuần. Nó có thể giống như, “Mục tiêu của chúng tôi trong giai đoạn chạy nước rút này là khởi động một chiến dịch để tiếp cận những người mua tiềm năng ở khu vực Seattle cho hương vị cà phê ủ lạnh mới của tháng. Tuần này chúng tôi sẽ tập trung vào việc tiếp cận truyền thông xã hội.”
Khi nhóm có thể thống nhất về việc công việc được thực hiện sẽ như thế nào, điều đó sẽ giúp họ tập trung và mọi người cùng nhau làm việc tốt hơn để hoàn thành mục tiêu chung. Tiếp theo, hãy xem năng lực của đội, tất nhiên bạn không cần phải tính đến từng phút thời gian của mọi người, nhưng nhóm nên liên lạc nếu có ai đó đang nghỉ phép hoặc có công việc khác ngoài nhóm có thể ảnh hưởng đến cam kết của họ đối với mục tiêu.
Sau đó, nhóm sẽ xem xét các công việc được ưu tiên và đưa ra các hạng mục mà họ tin rằng mình có thể hoàn thành. Không ai có thể gây ảnh hưởng đến nhóm ở đây hoặc nói với họ rằng họ có thể làm được nhiều hơn. Nhóm của bạn chịu trách nhiệm phân phối và cần cảm thấy kiểm soát được những gì nhóm có thể đạt được.
Sau khi nhóm đã chọn được các hạng mục công việc mà họ cảm thấy có thể hoàn thành, bạn nên bỏ phiếu tín nhiệm. Một kỹ thuật có tên Fist of Five giúp nhóm của bạn quyết định xem mọi người có đồng ý về số lượng công việc được chọn hay không. Số 5 có nghĩa là họ hoàn toàn đồng ý, trong khi số 1 biểu thị sự không đồng tình mạnh mẽ, với các số ở giữa là một phạm vi tương đối để đánh giá.
Đối với hầu hết các nhóm, tôi sẽ lập kế hoạch cho những gì bạn nghĩ là đã lấp đầy 80%, vẫn dành một số chỗ cho mọi người rời khỏi văn phòng bất ngờ và làm việc mất nhiều thời gian hơn nhóm dự kiến (vì hãy đối mặt với sự thật, điều đó luôn xảy ra).
Nếu nhóm của bạn chưa quen với phương pháp linh hoạt và vẫn làm việc trong một môi trường có tính đột phá cao, tôi sẽ giảm cam kết công việc theo kế hoạch xuống khoảng 50%, với ý tưởng muốn đạt được 80% kế hoạch trong tương lai. Trong trường hợp này, bạn nên tạo một phiếu có tên “Công việc ngoài kế hoạch” và theo dõi lượng thời gian diễn ra trong danh mục này.
Xử lý giai đoạn nước rút
Chủ sở hữu sản phẩm có thể đến gặp nhóm và nói: “Jim từ bộ phận Bán hàng nói rằng họ vừa đăng ký tham dự một hội chợ thương mại vào tuần tới và họ cần một tờ thông tin sản phẩm để chuyển đi. Chúng ta có thể hoàn thành việc đó trong lần chạy nước rút này không?”
Với tư cách là một nhóm, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình có đủ hiểu biết về công việc mới để có thể hoàn thành nó ngay bây giờ. Nếu vẫn còn câu hỏi chưa được trả lời thì sẽ mất nhiều thời gian hơn. Khi đó, câu trả lời mặc định của nhóm sẽ là, “Nếu chúng tôi đảm nhận công việc về bảng sản phẩm, chúng tôi sẽ không thể làm việc về hội thảo trực tuyến trong tuần này”.
Bằng cách xử lý các giai đoạn chạy nước rút theo cách này, chúng tôi không gây nguy hiểm cho cam kết của nhóm mà vẫn linh hoạt phần nào nếu có điều gì đó thực sự khẩn cấp hơn xảy ra. Nếu nhóm của bạn lên kế hoạch cho những việc ngoài kế hoạch, bạn có thể dành một lượng thời gian nhất định của nhóm cho các yêu cầu đặc biệt, nhưng không thể giới hạn thời gian.
Chủ sở hữu tiếp thị cần ưu tiên những việc nào cần thực hiện trong lần chạy nước rút này và việc nào có thể xảy ra trong các lần chạy nước rút tiếp theo. Với hầu hết các nhóm, yêu cầu công việc dường như không bao giờ kết thúc và không có giới hạn nào đối với những gì nhóm được yêu cầu làm. Bằng cách thiết lập một số ranh giới nhưng vẫn linh hoạt, bạn sẽ có thể đạt được sự cân bằng hợp lý giữa việc hoàn thành công việc và đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các bên liên quan.
Nguồn: Martech.org
