Trong môi trường Marketing luôn biến đổi, khả năng thích nghi và liên tục cải tiến là chìa khóa then chốt để thành công. Mô hình Agile, với các Sprint làm việc ngắn hạn và tập trung, đã mang đến sự mới mẻ cho các chiến dịch Marketing.
Sau mỗi Sprint hoặc dự án, việc tổ chức một buổi Sprint Retrospective là cần thiết. Đây là cuộc họp ngắn từ 30 phút đến một giờ, nơi đội ngũ đánh giá những điều làm tốt và những điểm có thể cải thiện. Cuộc họp này mang đến cơ hội để đánh giá hiệu suất và đề xuất cải tiến cho các Sprint hoặc dự án tương lai.
Việc tổ chức những cuộc họp này không cần quá phức tạp, điều quan trọng là chúng được thực hiện hiệu quả và nhất quán. Nhờ đó, việc đánh giá hiệu suất sẽ trở thành một thói quen, giúp đội ngũ luôn tập trung vào việc cải tiến liên tục, thay vì biến nó thành một hoạt động “đôi khi” không mang lại nhiều giá trị.
Trong bài này, bạn sẽ khám phá lý do tại sao việc tổ chức các cuộc họp Retrospective góp phần quan trọng vào thành công của các nhóm Agile Marketing. Hãy cùng khám phá sức mạnh của Sprint Retrospectives và cách chúng có thể nâng tầm quy trình Marketing của bạn!
Agile Sprint Retrospective là gì?
Như đã đề cập trước đó, đây là những buổi họp được tổ chức vào cuối mỗi Sprint để cùng nhau nhìn lại và đánh giá 3 khía cạnh:
– Điều gì đã diễn ra tốt đẹp? Đây thời điểm để đội ngũ cùng nhau ghi nhận và chúc mừng những thành công đạt được trong Sprint vừa qua.
– Điều gì chưa diễn ra tốt đẹp? Phần này tập trung vào việc nhận diện những thách thức, trở ngại và học hỏi từ những thất bại gặp phải trong quá trình thực hiện Sprint.
– Làm thế nào để tiến xa hơn trong tương lai? Dựa trên những phân tích ở hai phần trước, đội ngũ sẽ cùng nhau đề xuất những giải pháp, ý tưởng và hành động cụ thể để cải thiện hiệu quả làm việc trong các Sprint tiếp theo.
Đội ngũ CoSchedule đã chứng kiến rằng cách tiếp cận này mang lại hiệu quả không chỉ khi kết thúc một Sprint cụ thể mà còn khi xem xét tổng thể công việc vào cuối tuần.
Tại sao Retrospectives lại trở nên quan trọng?
Khi triển khai một quy trình mới, chúng ta thường dễ dàng áp dụng các bước mới mà chưa đánh giá xem liệu chúng có thực sự mang lại sự cải thiện hay không. Cảm giác đã “làm điều gì đó” để giải quyết vấn đề đôi khi có thể che lấp những vấn đề và sự thiếu hiệu quả còn tồn tại.
Retrospectives giúp khắc phục vấn đề này và các vấn đề khác bằng cách:
– Thúc đẩy đội ngũ đánh giá hiệu suất một cách trung thực: Để cải thiện, điều quan trọng là không bỏ qua lỗi lầm và không phóng đại thành công.
– Tạo cơ hội cho mọi thành viên trong nhóm đưa ra phản hồi: Tất cả phản hồi, dù tích cực hay tiêu cực, đều được xem xét công bằng và hợp lý.
– Biến việc tự phản ánh thành một thói quen, chứ không chỉ là nghĩa vụ: Việc dành thời gian để xem xét đảm bảo hoạt động này được thực hiện nhất quán.
Theo thời gian, quy trình này sẽ trở thành một thói quen, giúp đội ngũ hướng đến việc cải tiến liên tục.
Bạn cần gì để tổ chức những cuộc họp này?
Để tổ chức một buổi Retrospective hiệu quả, bạn chỉ cần những công cụ đơn giản sau:
– Phần mềm ghi chú hoặc xử lý văn bản: Các lựa chọn như Evernote, OneNote, Google Docs hoặc Office 365 sẽ giúp bạn ghi lại nội dung cuộc họp một cách dễ dàng.
– Phòng họp có tivi hoặc bảng trắng: Nếu bạn ghi chú trên máy tính, hãy chia sẻ màn hình lên tivi để mọi người đều có thể xem. Nếu không, bạn có thể sử dụng bảng trắng và bút dạ (đừng quên chụp ảnh bảng để không bị mất thông tin).
Để buổi họp diễn ra suôn sẻ, hãy tham khảo một số mẹo hữu ích sau:
– Tạo sự kiện lặp lại trên Lịch Google hoặc Lịch Outlook cho cuộc họp. Điều này giúp mọi người nhớ về cuộc họp.
– Nếu cần, hãy đặt phòng họp trước: để tránh tình trạng không có không gian khi đến giờ họp.
– Chuẩn bị trước. Hãy đảm bảo mọi người biết rằng họ cần chuẩn bị điều gì để nói và đóng góp.
Đó là tất cả những điều cơ bản để bạn bắt đầu.
Cách tổ chức Sprint Retrospective
Khi chuẩn bị cho cuộc họp Retrospective, đảm bảo rằng toàn bộ thành viên trong nhóm đã có mặt, và không ai đến muộn. Việc này quan trọng để đảm bảo mọi người có thời gian đầy đủ để thảo luận và đưa ra ý kiến của mình.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu cuộc họp bằng cách tạo và mở một tài liệu đơn giản, ghi chú những điểm chính của cuộc họp. Tài liệu này thường bao gồm 3 phần ví dụ như sau:
Sau khi tạo ra tài liệu với ba phần chính: “Điều gì đã diễn ra tốt đẹp?”, “Điều gì chưa diễn ra tốt đẹp?”, và “Chúng ta có thể cải thiện điều gì?”, nhóm sẽ dành khoảng mười phút cho mỗi phần. Việc phân chia thời gian cân đối đảm bảo mỗi khía cạnh của cuộc họp đều được tập trung thảo luận, tận dụng hiệu quả thời gian để thu thập ý kiến và đề xuất biện pháp cải thiện.
Trong quá trình thảo luận, việc các thành viên vô tình nói chen ngang nhau là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo mỗi người đều có cơ hội trình bày quan điểm một cách trọn vẹn, Scrum Master có thể áp dụng một số phương pháp như:
– Yêu cầu giơ tay trước khi phát biểu: Quy tắc đơn giản này giúp duy trì trật tự và đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe.
– Sử dụng “bóng phát biểu”: Một cách thú vị hơn là sử dụng một vật dụng như bóng Nerf, người giữ bóng sẽ là người có quyền phát biểu. Cách này không chỉ tạo không khí vui vẻ mà còn khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên.
Trong khi thảo luận diễn ra, Scrum Master có thể ghi chép lại những điểm chính. Điều này đảm bảo không có ý kiến quan trọng nào bị bỏ sót và giúp tổng hợp nội dung cuộc họp một cách rõ ràng, dễ hiểu. Bên cạnh đó, ghi chú chi tiết về phản hồi, câu hỏi và ý tưởng được đề xuất sẽ giúp nhóm duy trì sự tập trung và có tài liệu tham khảo để tiếp tục thảo luận và thực hiện các biện pháp cải thiện sau này.
Bổ sung cuộc họp: Weekly Retrospective
Việc bổ sung Weekly Retrospective vào quy trình làm việc là một quyết định sáng suốt của đội ngũ CoSchedule. Cuộc họp này giúp mọi người cập nhật thông tin và chia sẻ những điểm quan trọng về công việc của họ hàng tuần.
Tương tự như Sprint Retrospective, Weekly Retrospective cũng tập trung vào việc tổng kết và đánh giá những gì đã diễn ra trong tuần làm việc. Tuy nhiên, điểm khác biệt là nó mở rộng phạm vi để bao gồm mọi khía cạnh của công việc, không chỉ giới hạn trong các công việc cụ thể của dự án hay Sprint.
Trong cuộc họp này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ có cơ hội chia sẻ thành công cá nhân và những bài học kinh nghiệm từ công việc. Điều này góp phần tạo ra một môi trường hợp tác và hỗ trợ trong nhóm.
Để tổ chức cuộc họp này, bạn có thể sử dụng định dạng tương tự như Sprint Retrospective, nhưng bổ sung các dòng cho từng thành viên cụ thể và yêu cầu mỗi người đóng góp ít nhất một mục. Điều này đảm bảo mọi người đều có cơ hội tham gia và thảo luận về các vấn đề quan trọng.
Bạn nên làm gì tiếp theo?
Sau khi tổ chức một buổi Retrospective, điều quan trọng là đảm bảo tất cả phản hồi và thông tin chi tiết đó không bị lãng quên. Để làm cho những cuộc họp này thực sự có giá trị, thông tin đó cần phải được chuyển hóa thành hành động. Dưới đây là cách để thực hiện được điều đó.
Khi mọi thứ không diễn ra tốt đẹp…
Khi nhóm của bạn có nhiều thành công, có thể không cần phải thay đổi nhiều. Tuy nhiên, khi mọi thứ thất bại hoặc không diễn ra tốt đẹp, bạn cần phải nhanh chóng hành động trước khi vấn đề trở nên trầm trọng hơn và gây ra nhiều vấn đề hơn trong tương lai. Hãy tham khảo quy trình ba bước đơn giản sau để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng:
– Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Điều gì đã dẫn đến kết quả không mong muốn
– Cùng các bên liên quan tìm giải pháp cho vấn đề. Có ai trong công ty có thể hỗ trợ giải quyết vấn đề này không? Nếu có, hãy bắt đầu bằng một cuộc trao đổi thẳng thắn.
– Thực hiện những thay đổi cần thiết để ngăn chặn vấn đề tái diễn. Bạn có thể làm gì để đảm bảo điều này không xảy ra một lần nữa?
Mục tiêu chính là giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và triển khai các biện pháp để ngăn chặn sự tái diễn. Tuy nhiên, cũng cần tránh việc “sửa chữa quá mức”. Đôi khi, việc rút kinh nghiệm từ sai lầm đã là đủ, không cần thiết phải thực hiện thêm hành động nào khác. Hãy vận dụng khả năng phán đoán của bạn để đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Thực hiện các đề xuất để cải thiện
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn nhận được những ý tưởng từ nhóm của mình để cải thiện quy trình làm việc? Có thể là những cách làm mới hoặc những điều chưa từng thử trước đây, nhưng có thể mang lại tác động tích cực?
Trước khi bắt tay vào thực hiện, hãy xem xét những điểm sau:
– Lợi ích tiềm năng của việc thực hiện thay đổi này là gì? Liệu chúng có xứng đáng với công sức đầu tư để biến nó thành hiện thực?
– Chúng ta có đủ nguồn lực để thực hiện thay đổi này không? Nếu không, bạn cần bổ sung những gì? Công cụ mới? Nhân sự? Hay điều chỉnh chiến lược hiện tại?
Ví dụ, nếu bạn quyết định cải thiện quy trình hiện có bằng cách xem xét kỹ lưỡng bản tin email trước khi gửi đi, bạn có thể giao nhiệm vụ này cho một thành viên trong nhóm. Trong buổi Retrospective tiếp theo, bạn có thể đánh giá xem liệu cách làm này có giúp giảm thiểu lỗi sai hay không.
Trong trường hợp bạn quyết định tiếp tục cải thiện quy trình hiện tại, bạn có thể thực hiện một cải tiến cụ thể. Ví dụ, bạn có thể quyết định bắt đầu xem xét nội dung của bản tin email trước khi gửi đi. Điều này có thể bắt đầu bằng việc chỉ định một thành viên trong nhóm để thực hiện việc này. Lần sau khi bạn tổ chức cuộc họp Retrospective, bạn có thể theo dõi xem việc này có giúp giảm số lỗi hay không.
Việc này thể hiện sự linh hoạt và sự sẵn lòng thử nghiệm để cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm. Bằng cách tiến hành các cải tiến nhỏ và theo dõi kết quả, bạn có thể xác định được những thay đổi nào mang lại giá trị và tiếp tục áp dụng chúng trong tương lai.
Tóm lại, Sprint Retrospective là phương pháp then chốt giúp các nhóm Agile Marketing không ngừng học hỏi và phát triển. Bằng cách nhìn nhận thành công, thất bại và đưa ra giải pháp cải thiện, Retrospective góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc, hướng đến thành công bền vững cho các chiến dịch Marketing. Hãy bắt đầu hành trình cải tiến liên tục cho chiến dịch Marketing của bạn ngay hôm nay bằng cách áp dụng Sprint Retrospectives một cách nhất quán và thường xuyên. Bạn sẽ sớm nhận thấy sức mạnh của việc học hỏi và không ngừng hoàn thiện.
Nguồn: CoSchedule
