Cuộc đua 90 ngày quyết định thành bại
Có một câu nói nổi tiếng trong giới quân sự: “Thao trường đổ mồ hôi, chiến trường bớt đổ máu”. Tuy nhiên, trong kinh doanh, nhiều chủ doanh nghiệp lại lao ra “chiến trường” ngay lập tức mà bỏ qua giai đoạn “thao trường” – giai đoạn chuẩn bị và thiết lập nền tảng.
Giai đoạn đó chính là 90 ngày đầu tiên (The First 90 Days).
Tại sao lại là 90 ngày? Theo Michael Watkins, tác giả cuốn sách kinh điển “The First 90 Days”, 90 ngày (tương đương một quý) là khoảng thời gian “trăng mật” của bất kỳ dự án hay doanh nghiệp mới nào. Đây là lúc nhiệt huyết cao nhất, sự kỳ vọng của thị trường và đội ngũ đang ở đỉnh điểm. Nhưng đây cũng là “Thung lũng chết” (Valley of Death) tiềm ẩn.
Nếu bạn nghĩ rằng: “Cứ làm đi, sai đâu sửa đó”, bạn đang đánh cược với rủi ro cực lớn. Một sai lầm về định vị thương hiệu, một quy trình tuyển dụng sai lệch, hay một hệ thống tài chính lỏng lẻo được thiết lập trong 3 tháng đầu sẽ không hiển thị hậu quả ngay lập tức. Nó giống như một vết nứt nhỏ ở móng nhà. Khi bạn xây lên tầng 2, tầng 3 (tức là sau 6 tháng – 1 năm), ngôi nhà mới bắt đầu nghiêng. Lúc đó, để sửa chữa, bạn phải đập bỏ cả ngôi nhà để gia cố lại móng.
Hệ quả là gì?
- Lãng phí tài chính: Tiền lương, chi phí marketing, chi phí vận hành bị đốt cháy vô ích.
- Mất mát nhân sự: Những người giỏi sẽ rời đi khi thấy tổ chức hỗn loạn.
- Chi phí cơ hội (Opportunity Cost): Đây là cái giá đắt nhất. Trong khi bạn mất 1 năm để loay hoay sửa lỗi hệ thống, đối thủ đã chiếm lĩnh thị trường.
Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp mới, CEO khởi nghiệp, lãnh đạo đội nhóm, và bất kỳ ai đang chuẩn bị tiếp nhận một vai trò mới. Nó sẽ cung cấp một lộ trình rõ ràng để tránh những sai lầm phổ biến và xây dựng nền móng vững chắc trong 90 ngày quan trọng nhất.
Tại sao 90 ngày đầu tiên là giai đoạn sống còn?
Giai đoạn chuyển đổi vai trò là lúc một nhà lãnh đạo dễ bị tổn thương nhất. Đây là “Giai đoạn Tổn thương Cấp tính” vì bạn thiếu các mối quan hệ công việc đã được thiết lập và chưa hiểu sâu sắc về vai trò mới của mình.
Đồng thời, bạn đang phải đối mặt với hiệu ứng “Kính hiển vi”. Mọi hành động của bạn đều bị soi xét kỹ lưỡng khi những người xung quanh cố gắng tìm hiểu bạn là ai và bạn đại diện cho điều gì. Nhận định về hiệu quả của bạn được hình thành một cách nhanh chóng, và một khi đã hình thành thì rất khó thay đổi.
Sự khác biệt giữa một khởi đầu tốt và một khởi đầu tồi là rất lớn:
- Khởi đầu thành công: Bạn tạo dựng được uy tín, đạt được những thành công ban đầu (early wins), và tạo ra một “động lực” (momentum) tích cực. Động lực này sẽ tiếp tục thúc đẩy bạn trong suốt nhiệm kỳ của mình.
- Khởi đầu thất bại: Bạn tự đào một cái hố ngay từ đầu và phải đối mặt với một trận chiến khó khăn từ thời điểm đó trở đi.
7 Sai lầm “chí mạng” khiến doanh nghiệp lạc lối ngay từ đầu
Đây là những “cạm bẫy chuyển đổi” phổ biến nhất mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải, khiến nỗ lực của họ chệch hướng ngay từ vạch xuất phát.
1. Bám víu vào những gì bạn biết. Đây là cái bẫy của việc tin rằng bạn sẽ thành công trong vai trò mới bằng cách làm những việc tương tự như ở vai trò cũ. Đây là cạm bẫy nguy hiểm nhất vì nó mang lại cảm giác an toàn và hiệu quả giả tạo. Bạn bận rộn làm những việc mình giỏi, nhưng lại không làm những việc vai trò mới đòi hỏi.
2. Mang đến “câu trả lời” có sẵn. Sai lầm này xảy ra khi bạn đưa ra kết luận quá nhanh về “vấn đề” và “giải pháp” mà không tìm hiểu kỹ bối cảnh. Điều này không chỉ làm xa lánh những người có thể giúp bạn mà còn bỏ lỡ cơ hội xây dựng sự ủng hộ cho các giải pháp đúng đắn.
3. Tập trung học sai thứ. Bạn dành quá nhiều thời gian để học về các khía cạnh kỹ thuật của doanh nghiệp (sản phẩm, thị trường, công nghệ) mà bỏ qua các khía cạnh văn hóa và chính trị. Điều này khiến bạn không xây dựng được những “kênh dẫn thông tin” cần thiết để hiểu điều gì đang thực sự diễn ra, khiến bạn mù tịt về các động lực chính trị và văn hóa.
4. Bỏ qua các mối quan hệ ngang hàng. Chỉ tập trung vào mối quan hệ dọc (với sếp và nhân viên) là một sai lầm nghiêm trọng. Việc không xây dựng liên minh với đồng nghiệp và các bên liên quan khác sẽ khiến bạn thiếu đi sự hỗ trợ cần thiết để thành công.
5. Cố gắng làm quá nhiều việc cùng lúc. Việc ôm đồm quá nhiều sáng kiến cùng lúc sẽ làm phân tán nỗ lực và dẫn đến kết quả rời rạc. Nguyên tắc là tập trung không ngừng vào một vài cơ hội hứa hẹn nhất để tạo ra tác động rõ rệt.
6. Không điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với tình hình. Một chiến lược thành công trong tình huống “xoay chuyển” (turnaround) có thể thất bại thảm hại trong tình huống “tái cấu trúc” (realignment). Mỗi bối cảnh đòi hỏi một cách tiếp cận khác nhau.
7. Không xây dựng uy tín cá nhân sớm. Nếu bạn không tạo ra những chiến thắng sớm để xây dựng uy tín, mọi người sẽ bắt đầu nghi ngờ về năng lực và khả năng ra quyết định của bạn. Uy tín không phải là thứ có sẵn; nó phải được xây dựng.
Lộ trình 90 ngày xây dựng nền móng vững chẵng
Để điều hướng thành công trong giai đoạn quan trọng này, hãy chia kế hoạch của bạn thành ba giai đoạn 30 ngày với các mục tiêu và hành động cụ thể.
1. Giai đoạn 1: Ngày 1–30 (Lắng nghe, Học hỏi và Lên kế hoạch)
Mục tiêu: Chẩn đoán tình hình, xác định các ưu tiên chính, và xây dựng một kế hoạch hành động.
Hành động chính:
- Tăng tốc học hỏi: Tạo một kế hoạch học hỏi có hệ thống. Đặt ra những câu hỏi về quá khứ (Tại sao mọi thứ lại như thế này?), hiện tại (Chiến lược hiện tại là gì?), và tương lai (Chúng ta cần thay đổi điều gì?) của tổ chức.
- Đàm phán thành công: Lập tức thiết lập 5 cuộc đối thoại quan trọng với sếp của bạn: Chẩn đoán tình hình, Kỳ vọng, Nguồn lực, Phong cách làm việc, và Phát triển cá nhân. Đây không phải là những cuộc họp thông thường; chúng là những cuộc đàm phán nền tảng để bạn và sếp thống nhất về thực trạng, kỳ vọng, và cách làm việc hiệu quả, tránh những hiểu lầm tai hại sau này.
- Soạn thảo Kế hoạch 90 ngày: Dựa trên những gì đã học, hãy phác thảo một kế hoạch 90 ngày bằng văn bản, trình bày các ưu tiên và mục tiêu. Trình bày kế hoạch này với cấp trên để nhận được sự đồng thuận và hỗ trợ.
Kế hoạch này không chỉ để được phê duyệt; nó trở thành công cụ đo lường và là nền tảng cho việc tạo ra những kết quả hữu hình trong giai đoạn tiếp theo.
2. Giai đoạn 2: Ngày 31–60 (Tạo đà và giành lấy những chiến thắng sớm)
Mục tiêu: Xây dựng uy tín và tạo ra động lực bằng cách giải quyết các vấn đề quan trọng và tạo ra kết quả hữu hình.
Hành động chính:
- Đảm bảo những chiến thắng sớm: Xác định 2-3 lĩnh vực trọng tâm có thể tạo ra những cải thiện rõ rệt về hiệu suất. Tập trung không ngừng vào việc biến chúng thành những chiến thắng để chứng minh năng lực và tạo ra sự phấn khởi.
- Điều chỉnh chiến lược phù hợp với tình hình: Sử dụng mô hình STARS để chẩn đoán bối cảnh—dù đó là một dự án Khởi nghiệp (Start-up) cần xây dựng từ con số không, hay một bộ phận cần Xoay chuyển (Turnaround) đang trên bờ vực khủng hoảng—và đảm bảo hành động của bạn phù hợp với tình hình.
- Bắt đầu đánh giá đội ngũ: Bắt đầu đánh giá các thành viên trong đội ngũ dựa trên năng lực, khả năng phán đoán, sự tập trung và các tiêu chí quan trọng khác. Đội ngũ của bạn là đòn bẩy lớn nhất để tạo ra kết quả.
Những chiến thắng sớm này tạo ra vốn chính trị và sự tin tưởng, cho phép bạn thực hiện những thay đổi sâu sắc hơn về cấu trúc và nhân sự trong giai đoạn cuối cùng.
3. Giai đoạn 3: Ngày 61–90 (Căn chỉnh, Xây dựng Đội ngũ và Liên minh)
Mục tiêu: Đặt nền móng cho thành công dài hạn bằng cách tối ưu hóa cấu trúc, quy trình và nhân sự.
Hành động chính:
- Đạt được sự căn chỉnh: Đánh giá sự liên kết giữa định hướng chiến lược, cấu trúc tổ chức, các quy trình cốt lõi và kỹ năng của nhân viên. Bắt đầu thực hiện những điều chỉnh cần thiết nhất để đảm bảo mọi thứ hoạt động đồng bộ.
- Xây dựng đội ngũ: Dựa trên đánh giá của bạn, hãy đưa ra các quyết định nhân sự quan trọng. Giữ lại những người giỏi, phát triển những người có tiềm năng, và dũng cảm thay thế những người không phù hợp với yêu cầu của vai trò.
- Tạo dựng liên minh: Thành công của bạn không chỉ phụ thuộc vào đội ngũ trực tiếp, mà còn phụ thuộc vào khả năng gây ảnh hưởng lên những người bạn không quản lý. Hãy xác định những người có ảnh hưởng then chốt ở các phòng ban khác, các bên liên quan, và xây dựng mạng lưới đồng minh để hỗ trợ cho các sáng kiến của bạn.
Bài học thực tế: Cái giá của viêc “Nhập sai mã”
Câu chuyện của Chris Hadley tại Phoenix Systems là một minh chứng rõ nét cho những sai lầm trong 90 ngày đầu tiên. Chris được mời về làm trưởng bộ phận chất lượng sản phẩm tại Phoenix, một công ty phần mềm đang gặp khó khăn.
Sai lầm của Chris:
- Anh ta đến với “câu trả lời có sẵn”: Tự tin vào kinh nghiệm từ công ty cũ (Dura), Chris ngay lập tức tuyên bố các quy trình của Phoenix đã lỗi thời và cần được xây dựng lại từ đầu theo “cách làm của Dura” mà không cần tìm hiểu về bối cảnh của Phoenix.
- Anh ta bỏ qua việc học hỏi về văn hóa và chính trị: Chris chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật. Anh ta đã thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài, những người đã đưa ra một báo cáo tiêu cực, mô tả công nghệ của Phoenix là “cổ xưa” và kỹ năng của nhân viên là “không đủ năng lực”. Hành động này chẳng khác nào một lời tuyên chiến với chính đội ngũ của mình.
Hậu quả:
- Chỉ sau một tháng, năng suất của bộ phận sụt giảm nghiêm trọng.
- Tinh thần của nhân viên sa sút, và họ bắt đầu chống đối.
- Chỉ sau hai tháng, Chris bị sếp khiển trách nặng nề: “‘Anh đã làm xa lánh gần như tất cả mọi người… Anh phải ngừng HÀNH ĐỘNG và bắt đầu LẮNG NGHE.'”
Bài học rút ra: Câu chuyện này minh họa một cách hoàn hảo cái giá phải trả khi một nhà lãnh đạo thất bại trong việc dành thời gian để học hỏi, lắng nghe và chẩn đoán tình hình trước khi hành động. Một khởi đầu sai lầm có thể phá hủy uy tín và làm chệch hướng cả một quá trình cải tổ.
Kết luận: 90 Ngày đầu tiên không phải là khúc dạo đầu, mà là nền móng
90 ngày đầu tiên không chỉ đơn thuần là một khoảng thời gian làm quen. Đó là giai đoạn kiến tạo nền tảng quyết định con đường phát triển của doanh nghiệp trong cả năm tiếp theo và xa hơn nữa. Một khởi đầu thất bại có thể tạo ra những vấn đề mà bạn phải mất hàng tháng, thậm chí cả năm, để sửa chữa.
Chìa khóa để thành công nằm ở việc áp dụng một khuôn khổ có hệ thống: tăng tốc học hỏi về tổ chức, điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với tình hình, đảm bảo những chiến thắng sớm để xây dựng uy tín, và xây dựng đội ngũ phù hợp để thực thi tầm nhìn.
Hãy coi 90 ngày đầu tiên là một khoản đầu tư chiến lược. Mỗi giờ bạn dành để chẩn đoán và lập kế hoạch một cách có chủ đích sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng tuần, thậm chí hàng tháng, để sửa chữa những sai lầm sau này. Hãy biến 90 ngày đầu tiên thành bệ phóng cho thành công, chứ không phải là một cái hố mà bạn phải vật lộn để thoát ra.
