Trong Agile Marketing, cuộc họp hàng ngày thường được gọi là “Daily Standup” hoặc “Daily Scrum”. Đây là những cuộc họp diễn ra mỗi ngày vào cùng một thời gian và địa điểm, nhằm mục đích chính là cập nhật tình trạng công việc và tiến độ của từng thành viên trong nhóm. Nhưng việc tham gia vào một cuộc họp hàng ngày thường không phải là điều mà ai cũng háo hức chờ đợi.
Ai muốn tham gia vào một cuộc họp? Thường thì sẽ không có nhiều người tình nguyện tham gia, và nếu có, họ cũng không chắc chắn sẽ hoạt động tích cực trong cuộc họp đó. Những cuộc họp tổ chức kém hiệu quả, hoặc không có mục đích rõ ràng, thường gây thất vọng và làm giảm năng suất làm việc của mọi người.
Tuy nhiên, trong thế giới của những nhà tiếp thị bận rộn, cuộc họp hàng ngày lại mang giá trị khác biệt. Thay vì lãng phí thời gian hoặc được thêm vào lịch trình một cách không cần thiết, các cuộc họp này mang lại sự ngắn gọn, trực tiếp và cần thiết cho tinh thần đồng đội hiệu quả.
Trong bài viết này chúng ta sẽ khám phá cách tổ chức cuộc họp hàng ngày hiệu quả cho các nhà tiếp thị bận rộn, giúp đảm bảo rằng mọi người đều đồng thuận về hướng đi và mọi công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Cuộc họp “Daily Standup” là gì?
Cuộc họp đứng hàng ngày, hay còn được biết đến với tên gọi “cuộc họp Scrum”, là một cuộc họp ngắn và tập trung, thường kéo dài khoảng 15 phút, diễn ra vào mỗi buổi sáng hoặc ngay sau khi mọi người bắt đầu làm việc. Trong cuộc họp này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ về:
– Những gì họ đã làm vào ngày hôm qua? Cụ thể đã thực hiện những hành động gì để tiến triển trong dự án?
– Hôm nay họ sẽ làm gì? Công việc họ dự định thực hiện có tuân theo kế hoạch Sprint không, tức là kế hoạch làm việc ngắn hạn mà nhóm đã thiết lập trước đó?
– Có những rào cản nào đang ngăn cản họ hoàn thành công việc của mình? Và làm thế nào để giải quyết những rào cản đó để đảm bảo tiến độ công việc được duy trì?
Cuộc họp này được điều hành bởi Scrum Master của nhóm và thường được tổ chức vào cùng một thời gian và địa điểm hàng ngày, tạo điều kiện thuận lợi cho sự linh hoạt và sự hiệu quả trong giao tiếp và làm việc của nhóm.
Tại sao “Standup” lại quan trọng?
Cuộc họp “Standup” hàng ngày là một phần không thể thiếu trong lịch trình linh hoạt của các nhà tiếp thị. Chúng cung cấp một cơ hội quan trọng hàng ngày để các thành viên trong nhóm cập nhật thông tin với nhau. Nếu thiếu điều này có thể dẫn đến tình trạng mỗi thành viên làm việc đơn lẻ mà không có sự hợp tác.
Ngoài ra, các cuộc họp “Standup” hàng ngày còn có những lợi ích quan trọng khác như:
– Giữ cho các nhóm làm việc theo cùng một hướng: Tính tự tổ chức yêu cầu sự giao tiếp chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất. Cuộc họp “Standup” hàng ngày giúp đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp chủ động: Bằng cách dành thời gian vào đầu ngày để thảo luận về tiến độ công việc, đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng không bị bỏ qua. Điều này giúp nhóm đồng bộ hóa và hiểu rõ về những gì cần làm trong ngày.
– Loại bỏ các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn: Bằng cách ngăn chặn các vấn đề sớm, bạn giữ cho công việc diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cuộc họp “Standup” hàng ngày giúp nhóm xác định và giải quyết các rủi ro và thách thức trong quá trình làm việc.
Những cuộc họp này ngắn gọn và nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tập trung vào những điểm chính và giải quyết các vấn đề cụ thể một cách hiệu quả nhất. Bằng cách này, mọi người có thể bắt đầu ngày làm việc với một tinh thần tích cực và sẵn sàng đối mặt với các thách thức một cách tự tin.
Thực hiện “Standup” thế nào để đạt được hiệu quả?
Việc điều hành những cuộc họp này không khó cũng không phức tạp. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đảm bảo chúng thực hiện đúng cách để có hiệu quả. Dưới đây là một quy trình cơ bản để thực hiện chúng một cách hiệu quả, cùng với một số phương pháp hay nhất để áp dụng trong lĩnh vực tiếp thị:
1. Bắt đầu với danh sách công việc
Việc bắt đầu mỗi ngày với một danh sách công việc ở CoSchedule được gọi là “danh sách hoạt động” là một phần quan trọng của việc tổ chức công việc trong nhóm. Điều này giúp mọi thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan về các dự án và nhiệm vụ cần hoàn thành trong tuần. Việc duy trì danh sách này giúp mọi người tập trung vào các mục tiêu cụ thể và hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình trong dự án. Có nhiều cách để tổ chức danh sách này, phù hợp với từng thành viên:
– Sử dụng Bảng điều khiển Quản lý Nhóm trong CoSchedule: Đây là một tính năng trong CoSchedule giúp tự động tổ chức và hiển thị tất cả các nhiệm vụ được giao cho nhóm. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xem và quản lý các công việc của mọi người trong nhóm một cách tự động và có tổ chức.
– Sử dụng Evernote, OneNote hoặc một ứng dụng ghi chú khác: Các ứng dụng ghi chú như Evernote hoặc OneNote cung cấp một cách để lưu trữ ghi chú và danh sách công việc một cách dễ dàng và tiện lợi. Bạn có thể tạo các danh sách công việc riêng biệt cho mỗi thành viên hoặc cho mỗi dự án, và lưu trữ chúng để tham khảo trong tương lai.
– Sử dụng tài liệu hoặc file văn bản đơn giản: Phương pháp này đơn giản và linh hoạt nhất. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ soạn thảo văn bản nào như Microsoft Word, Google Docs, hoặc các ứng dụng tương tự để tạo danh sách công việc. Việc này cho phép bạn tự do tổ chức và điều chỉnh các thông tin theo cách bạn muốn mà không cần phải phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể.
Việc sử dụng danh sách công việc là cách hiệu quả để đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu rõ về các nhiệm vụ đang được thực hiện. Dù bạn sử dụng công cụ nào hay phương pháp nào để tổ chức danh sách này, điều quan trọng nhất là nó phải minh bạch và rõ ràng. Điều này giúp tránh nhầm lẫn, đồng thời tạo điều kiện cho sự hợp tác và phối hợp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
2. Scrum Master nên điều hành cuộc họp
Scrum Master – thường là người quản lý tiếp thị, trưởng nhóm hoặc quản lý dự án – là người chịu trách nhiệm điều hành cuộc họp Scrum hàng ngày của bạn.
Nhiệm vụ của Scrum Master là thông báo cho nhóm khi cuộc họp bắt đầu và đảm bảo tất cả thành viên tham dự. Điều này khuyến khích mọi người tự động gặp nhau ở cùng một địa điểm và thời gian hàng ngày mà không cần nhắc nhở.
Bên cạnh đó, Scrum Master còn có nhiệm vụ:
– Đảm bảo cuộc họp diễn ra trơn tru: Bằng cách đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu và tuân theo thứ tự được chỉ định. Điều này giúp tạo ra một môi trường giao tiếp mở cửa và khuyến khích sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên.
– Đảm bảo các dự án đang được thực hiện đúng đắn: Scrum Master có trách nhiệm đảm bảo rằng các dự án đang được thực hiện theo đúng ưu tiên và theo kế hoạch đã được đặt ra cho Sprint. Nếu có bất kỳ thành viên nào không tuân thủ kế hoạch, họ sẽ hướng dẫn nhóm quay lại làm việc theo đúng thứ tự ưu tiên để đảm bảo tiến độ dự án.
– Đảm bảo mọi thành viên trong nhóm có đủ điều kiện để thành công: Scrum Master hỗ trợ mọi thành viên trong nhóm bằng cách giúp họ truy cập các tài nguyên cần thiết và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình làm việc. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều có mọi điều kiện để hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả và thành công.
Đây là một quy trình đơn giản và hiệu quả, tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp mạnh mẽ hơn giữa các thành viên. Điều này giúp họ có cơ hội hợp tác chặt chẽ hơn, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn trong dự án.
3. Các cuộc họp “Standup” được tổ chức trực tiếp hay qua một ứng dụng khác.
Theo truyền thống, cuộc họp Scrum thường được tổ chức trực tiếp, nghĩa là mọi thành viên gặp nhau tại cùng một địa điểm. Nếu nhóm sử dụng bảng Kanban vật lý, cuộc họp đứng hàng ngày có thể được tổ chức trong phòng với bảng. Hoặc cũng có thể mở các ứng dụng Kanban khác trên máy tính và kết nối chúng với máy chiếu hoặc tivi trong phòng, giúp nhóm của bạn dễ dàng theo dõi.
Tuy nhiên, có những trường hợp mà việc tổ chức cuộc họp này trực tiếp không phải lựa chọn phù hợp, như khi nhóm làm việc từ xa hoặc có những rào cản khác gây ra sự không hiệu quả. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc phá vỡ các quy tắc truyền thống và tìm kiếm các phương thức linh hoạt hơn để tổ chức cuộc họp Scrum. Trên thị trường có rất nhiều công cụ phần mềm Kanban khác nhau như Slack, ChatOps, Trello,… hãy lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhóm của bạn.
Nhóm CoSchedule đã thử nghiệm cả hai phương pháp tổ chức cuộc họp Standup, bao gồm cả tổ chức trực tiếp và trực tuyến. Cả hai cách tiếp cận đều được chứng minh là hiệu quả. Họ đã thử tiếp cận thông qua Slack, đầu tiên Scrum Master thông báo cho nhóm qua một kênh làm việc hàng ngày.
Sau đó, thành viên nhóm chia sẻ công việc họ đã làm hôm qua và công việc sẽ làm hôm nay bằng cách sử dụng cú pháp nhất định:
– Hôm qua: [CÁC NHIỆM VỤ]
– Hôm nay: [CÁC NHIỆM VỤ]
– Rào cản: [CÁC VẤN ĐỀ]
Khi một thành viên trong nhóm gặp phải một vấn đề hoặc rào cản trong quá trình làm việc, họ có thể gắn thẻ (mention) Scrum Master trong tin nhắn, thông báo về tình huống cụ thể đó. Sau đó, Scrum Master sẽ đảm nhận trách nhiệm giúp thành viên đó giải quyết vấn đề đó. Việc này thường được thực hiện tốt nhất thông qua cuộc trò chuyện trực tiếp giữa Scrum Master và thành viên gặp vấn đề, giúp họ hiểu rõ hơn về tình hình và tìm ra các giải pháp phù hợp.
Cuộc họp “Daily Standup” không chỉ đơn thuần là một cuộc họp hàng ngày, mà còn là một cơ hội quan trọng để duy trì sự minh bạch, đồng bộ hóa và hiệu quả trong công việc của các nhóm tiếp thị linh hoạt. Bằng cách tạo cơ hội cho mỗi thành viên trong nhóm cập nhật tiến độ công việc, chia sẻ những khó khăn và giải quyết vấn đề một cách kịp thời, cuộc họp này không chỉ giúp đảm bảo mọi người đang làm việc theo cùng một hướng, mà còn tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp mạnh mẽ giữa các thành viên.
Dù cuộc họp được tổ chức trực tiếp hoặc qua các ứng dụng trực tuyến, điều quan trọng nhất là đảm bảo sự nhất quán và tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của cuộc họp “Standup”. Việc này sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả của cuộc họp và đảm bảo rằng mọi thành viên đều có cơ hội để tham gia và chia sẻ thông tin một cách đầy đủ.
Qua những chia sẻ trong bài viết này, bạn có thể tạo ra những cuộc họp “Standup” hiệu quả, giúp nhóm tiếp thị của bạn đạt được những kết quả vượt trội và vượt qua mọi thách thức trong thế giới tiếp thị đầy biến động.
Nguồn: CoSchedule
