Người dùng email và nhà tiếp thị đều không muốn đối mặt với vấn đề spam. Spam gây phiền toái cho người dùng, làm tắc nghẽn hộp thư đến và lãng phí thời gian. Đối với nhà tiếp thị, spam khiến email không đến được đối tượng mục tiêu, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chiến dịch.

Nếu bạn đang sử dụng G Suite để gửi email tiếp thị, việc email bị chuyển vào thư mục rác là điều bạn cần tránh bằng mọi cách. Mỗi email bị chặn đồng nghĩa với việc lãng phí tài nguyên và nỗ lực.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân email G Suite bị chuyển vào thư mục rác và cung cấp những giải pháp hiệu quả để khắc phục vấn đề này, đảm bảo email của bạn luôn đến được hộp thư đến của người nhận.

G Suite là gì?

G Suite, nay được đổi tên thành Google Workspace, là một bộ sưu tập các công cụ, dịch vụ và ứng dụng năng suất được thiết kế dành riêng cho tổ chức. Nó cung cấp một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý email, lịch hẹn, tài liệu, bảng tính, trình bày, lưu trữ đám mây, video hội nghị và nhiều hơn nữa – tất cả đều tích hợp liền mạch với nhau.

Google Workspace có nhiều gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu của các loại doanh nghiệp như: 

• Business Starter: Gói cơ bản với các tính năng email, lưu trữ, chia sẻ tệp và hội nghị trực tuyến.
• Business Standard: Gói nâng cao hơn với các tính năng bổ sung như quản lý thiết bị di động, bộ nhớ lưu trữ lớn hơn và quyền truy cập vào các tính năng nâng cao của Google Workspace.
• Business Plus: Gói cao cấp nhất với các tính năng chuyên nghiệp như bảo mật nâng cao, hỗ trợ khách hàng ưu tiên và quyền truy cập vào các ứng dụng Google Workspace nâng cao.
• Enterprise: Gói dành riêng cho các doanh nghiệp lớn với các tính năng tùy chỉnh, hỗ trợ chuyên nghiệp và bảo mật tối ưu.

Khác với tài khoản Google thông thường, G Suite cho phép bạn tạo tên miền tùy chỉnh và sử dụng nó cho địa chỉ Gmail của mình, tạo sự chuyên nghiệp và độc lập cho doanh nghiệp.

Email từ Google Workspace thường được gửi đi một cách đáng tin cậy và được bảo vệ chống thư rác tốt, giống như trong Gmail. Tuy nhiên, vẫn có trường hợp email G Suite bị chuyển vào thư mục rác.

Để hiểu rõ hơn về nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.

9 nguyên nhân khiến email G Suite của bạn chuyển đến thư mục Spam và cách khắc phục

1. Bỏ qua xác thực email

Xác thực email là một bước không thể thiếu giúp nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Yahoo Mail, AOL Mail,… xác minh tính xác thực của tin nhắn bạn gửi và tin tưởng rằng bạn là người gửi thực sự. Điều này giúp email tiếp thị của bạn dễ dàng được đưa vào hộp thư đến thay vì bị chuyển vào thư mục Spam.

Cách khắc phục:

Để xác thực email, bạn cần thêm các bản ghi cụ thể vào vùng DNS (Hệ thống tên miền) của bạn. Việc này cho phép các nhà cung cấp dịch vụ email xác minh tính hợp pháp và danh tính của bạn. Ba thành phần chính trong xác thực email là:

• SPF (Khung chính sách người gửi): Thêm bản ghi SPF vào DNS giúp giảm thiểu nguy cơ email của bạn bị chuyển vào thư mục Spam.
• DMARC (Xác thực, báo cáo và tuân thủ thư dựa trên tên miền): Thiết lập DMARC giúp bạn chống lại các hoạt động giả mạo, lừa đảo và xâm phạm email của doanh nghiệp.
• DKIM (Báo cáo và xác thực thư dựa trên tên miền): DKIM sử dụng chữ ký kỹ thuật số để đảm bảo rằng email đến từ người gửi đã được xác thực và không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.

Ngoài việc giảm spam, xác thực email còn mang lại những lợi ích sau:

• Nâng cao uy tín của tên miền: Giúp tăng cường độ tin cậy của email bạn gửi.
• Bảo vệ thương hiệu: Giúp duy trì tính xác thực và uy tín của thương hiệu.
• Cải thiện khả năng gửi email: Giúp email của bạn đến được hộp thư đến của người nhận một cách hiệu quả.

Bạn có thể yêu cầu quản trị viên Google Workspace hỗ trợ để tìm hiểu thêm về cách cấu hình các bản ghi SPF, DMARC và DKIM cho miền Google Workspace của bạn.

2. Danh tiếng tên miền kém

Là một nhà tiếp thị qua email, bạn cần chú ý xây dựng và duy trì danh tiếng tên miền tốt. Danh tiếng tên miền cao đảm bảo rằng các nhà cung cấp dịch vụ email như Outlook, Gmail,.. sẽ không đánh dấu email của bạn là spam. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến uy tín tên miền, bao gồm:

• Tỷ lệ nhấp chuột và mở email: Số lượng người nhận nhấp vào liên kết và mở email của bạn phản ánh sự hấp dẫn và liên quan của nội dung.
• Tỷ lệ khiếu nại spam: Số lượng người nhận báo cáo email của bạn là spam.
• Tỷ lệ trả lại: Số lượng email bị trả lại do địa chỉ không hợp lệ hoặc hộp thư đầy.

Cách khắc phục:

Để cải thiện uy tín tên miền, bạn cần phân tích dữ liệu và xác định nguyên nhân khiến email của bạn bị đánh dấu là spam.

• Kiểm tra xem có nhiều người hủy đăng ký không?

• Bạn có đang gửi quá nhiều email mà chưa thiết lập bản ghi DKIM và SPF?

• Bản tin của bạn có thường xuyên bị đánh dấu là spam không?

• Danh sách người nhận của bạn có bị bỏ quên trong một thời gian dài?

Sau khi tìm ra vấn đề, bạn cần thực hiện các biện pháp phù hợp để cải thiện uy tín tên miền trong tương lai, bao gồm:

• Giảm tần suất gửi email: Tránh gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn.
• Dọn dẹp danh sách người nhận: Loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ hoặc không hoạt động.
• Gửi nội dung liên quan: Cung cấp nội dung có giá trị, thu hút và phù hợp với nhu cầu của người nhận.

3. Email kích hoạt bộ lọc spam

Lý do thứ ba khiến email G Suite của bạn bị chuyển vào thư mục spam là nội dung email của bạn kích hoạt bộ lọc spam. Những bộ lọc này được thiết kế để phát hiện và ngăn chặn email không mong muốn, bị nhiễm virus hoặc không được yêu cầu đến hộp thư đến của người dùng.

Mặc dù G Suite là một trong những ứng dụng email đáng tin cậy nhất, nhưng email của bạn vẫn có thể bị lỗi do:

• Sử dụng các từ khóa, ký tự hoặc cụm từ liên quan đến spam: Trong cả dòng chủ đề và nội dung email, việc sử dụng các từ ngữ như “miễn phí”, “khuyến mãi”, “giảm giá” hoặc “click here” có thể khiến bộ lọc spam nhận diện email của bạn là spam.
• Văn bản liên kết không khớp với URL: Nếu văn bản liên kết trong email của bạn không khớp với URL đích, bộ lọc spam có thể đánh giá email của bạn là đáng ngờ.
• Tỷ lệ tương tác thấp: Nếu email của bạn có tỷ lệ thoát cao, tỷ lệ mở thấp hoặc tỷ lệ nhấp chuột thấp, bộ lọc spam có thể đánh giá rằng email của bạn không hấp dẫn và chuyển nó vào thư mục spam.
• Sử dụng các yếu tố gây nghi ngờ: Việc sử dụng TOÀN BỘ CHỮ IN HOA, quá nhiều biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than cũng có thể được coi là chiến thuật spam.

Cách khắc phục:

Mặc dù các bộ lọc spam khác nhau, nhưng một số giải pháp chung có thể áp dụng:

• Tránh sử dụng các từ khóa kích hoạt spam: Thay thế các từ ngữ “miễn phí”, “khuyến mãi”, “giảm giá” bằng những từ ngữ khác như “tặng kèm”, “ưu đãi”, “giảm giá đặc biệt”.
• Kiểm tra sự chính xác của liên kết: Đảm bảo văn bản liên kết phù hợp với URL đích.
• Cải thiện tỷ lệ tương tác: Tăng cường nội dung email, thu hút người nhận bằng cách cung cấp nội dung giá trị, thiết kế hấp dẫn và dòng chủ đề thu hút.
• Tránh sử dụng các yếu tố gây nghi ngờ: Sử dụng chữ hoa hợp lý, hạn chế biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than.
• Tránh các tệp đính kèm không an toàn: Chỉ đính kèm các tệp đáng tin cậy và có liên quan đến nội dung email.
• Cung cấp liên kết hủy đăng ký rõ ràng: Cho phép người nhận dễ dàng hủy đăng ký nhận email của bạn.
• Tuân thủ luật chống SPAM: Đảm bảo email của bạn tuân thủ các quy định về chống spam và quyền riêng tư.

4. Thiết kế email không chuyên nghiệp

Email G Suite của bạn có thể bị chuyển vào thư mục spam do thiết kế email không phù hợp. Thiết kế kém có thể khiến bộ lọc spam đánh giá email của bạn là spam, ngay cả khi nội dung thực sự là hợp lệ.

Dưới đây là một số vấn đề về thiết kế email có thể gây ra lỗi:

• Thiếu phiên bản văn bản thuần túy: Việc thiếu phiên bản văn bản thuần túy (plain text) trong email HTML có thể khiến người dùng gặp khó khăn trong việc đọc nội dung, đặc biệt là những người sử dụng thiết bị trợ năng, thiết bị di động hoặc đồng hồ thông minh.
• Quá nhiều liên kết và hình ảnh: Email có quá nhiều liên kết và hình ảnh, nhưng ít nội dung văn bản, có thể bị coi là spam bởi các bộ lọc. Điều này là do nhiều kẻ gửi thư rác thường sử dụng email chỉ có hình ảnh để tránh bị phát hiện.
• Thiếu khoảng trắng: Thiết kế email quá dày đặc, thiếu khoảng trắng giữa các khối văn bản, có thể khiến người đọc khó theo dõi và cảm thấy khó chịu.

Cách khắc phục:

Để cải thiện thiết kế email và tránh bị chuyển vào thư mục spam, bạn cần:

• Cung cấp phiên bản văn bản thuần túy: Bên cạnh phiên bản HTML, hãy cung cấp phiên bản văn bản thuần túy để đảm bảo mọi người đều có thể đọc được nội dung email.
• Tỷ lệ văn bản và hình ảnh cân bằng: Duy trì tỷ lệ văn bản trên hình ảnh hợp lý, khoảng 60/40, nghĩa là không quá 40% diện tích email là hình ảnh.
• Sử dụng khoảng trắng hiệu quả: Tạo khoảng trắng giữa các khối văn bản, sử dụng lề rộng, chân trang có tiêu đề và lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng.
• Nhúng liên kết vào hình ảnh và văn bản: Tránh sử dụng chuyển hướng hoặc trình rút gọn liên kết.
• Thiết kế đơn giản và dễ đọc: Ưu tiên thiết kế email đơn giản, dễ đọc, tránh sử dụng quá nhiều font chữ, màu sắc hoặc hiệu ứng.

Bằng cách chú ý đến thiết kế email, bạn sẽ cải thiện khả năng email của bạn đến được hộp thư đến và thu hút sự chú ý của người nhận.

5. Địa chỉ IP dùng chung

Sử dụng địa chỉ IP dùng chung có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng email G Suite của bạn đến được hộp thư đến của người nhận. Mỗi địa chỉ IP đều có lịch sử riêng, được các nhà cung cấp dịch vụ email theo dõi để đánh giá độ tin cậy.

• Địa chỉ IP có uy tín: Nếu một địa chỉ IP thường xuyên gửi email chất lượng, có tỷ lệ thư trả lại và khiếu nại spam thấp, nó sẽ được đánh giá là đáng tin cậy.
• Địa chỉ IP có tiếng xấu: Ngược lại, nếu một địa chỉ IP thường xuyên gửi thư rác, có tỷ lệ khiếu nại spam cao, nó sẽ bị đánh giá là không đáng tin cậy.

Khi bạn sử dụng địa chỉ IP dùng chung với nhiều người gửi khác, uy tín của địa chỉ IP đó phụ thuộc vào hành vi của tất cả những người sử dụng. Nếu một người gửi khác sử dụng địa chỉ IP đó để gửi thư rác, uy tín của địa chỉ IP sẽ bị ảnh hưởng, kéo theo khả năng email của bạn bị chuyển vào thư mục spam.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra uy tín địa chỉ IP: Sử dụng Google Postmaster Tools để xem thông tin chi tiết về các tin nhắn được gửi từ tên miền của bạn. Công cụ này cung cấp thông tin về tỷ lệ spam, uy tín tên miền, tỷ lệ thành công và thất bại xác thực email, và mức độ sử dụng mã hóa.
• Kiểm tra danh sách chặn: Sử dụng các công cụ của bên thứ ba, như MultiRBL, để kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong danh sách chặn nào không.
• Liên hệ với ESP: Nếu bạn phát hiện vấn đề về uy tín IP, hãy liên hệ với ESP của bạn (ví dụ: Google Workspace) để được hỗ trợ thêm.

Lời khuyên:

• Sử dụng địa chỉ IP riêng: Nếu có thể, hãy sử dụng địa chỉ IP riêng cho email marketing của bạn để đảm bảo uy tín và khả năng phân phối tốt hơn.
• Thực hành email marketing tốt: Luôn tuân thủ các nguyên tắc email marketing tốt, như gửi email liên quan, cung cấp tùy chọn hủy đăng ký, tránh gửi email quá nhiều, để duy trì uy tín của địa chỉ IP.

6. Liên kết gây hiểu lầm và trang web mờ ám

Sử dụng các liên kết gây hiểu lầm hoặc liên kết đến các trang web mờ ám trong email có thể khiến email của bạn bị đánh dấu là spam.

Có hai vấn đề chính liên quan đến việc sử dụng liên kết trong email:

• URL đích không trùng khớp với URL hiển thị: Khi URL đích (đường dẫn thực tế) không khớp với URL hiển thị (văn bản liên kết), bộ lọc spam có thể đánh giá email của bạn là đáng ngờ. Ví dụ: URL đích là “anotherwebsite.com” nhưng URL hiển thị là “google.com”.
• Liên kết đến trang web mờ ám: Nếu bạn liên kết đến trang web bị nhiễm phần mềm độc hại, có liên quan đến hành vi vi phạm bản quyền, hoặc có tiếng xấu, email của bạn cũng có thể bị đánh dấu là spam.

Việc sử dụng trình rút gọn URL cũng có thể gây ra vấn đề tương tự, bởi vì nó làm cho URL đích khó theo dõi và có thể ẩn giấu các trang web mờ ám.

Cách khắc phục:

• Sử dụng các liên kết rõ ràng và chính xác: Đảm bảo URL đích và URL hiển thị khớp nhau, và văn bản liên kết mô tả chính xác nội dung của trang web đích.
• Kiểm tra kỹ trang web trước khi liên kết: Hãy đảm bảo rằng trang web bạn liên kết đến là đáng tin cậy và không có nguy cơ gây hại.
• Tránh sử dụng trình rút gọn URL: Nếu cần thiết, hãy sử dụng trình rút gọn URL từ các dịch vụ uy tín và đảm bảo URL đích rõ ràng.
• Sắp xếp liên kết hợp lý: Đặt các liên kết có liên quan cao ở đầu email và bao gồm các liên kết nội dung bổ sung trong bảng điều hướng bên.

Bằng cách cẩn trọng trong việc sử dụng liên kết, bạn có thể cải thiện khả năng email của bạn đến được hộp thư đến và giảm thiểu nguy cơ bị đánh dấu là spam.

7. Chưa có sự cho phép của người nhận

Gửi email cho người khác mà không có sự đồng ý của họ có thể gây ra nhiều phiền toái, ngay cả khi bạn có ý định tốt.

Khi nhận được email thương mại không mong muốn, người nhận thường có ba phản ứng:

• Xóa hoặc bỏ qua: Đây là phản ứng phổ biến nhất.
• Phàn nàn: Người nhận có thể báo cáo email là spam.
• Chịu đựng: Một số người có thể xem xét nội dung email trong một thời gian để đánh giá giá trị.

Tuy nhiên, đa phần người nhận sẽ chọn xóa hoặc báo cáo email là spam. Khi điều này xảy ra, nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) có thể chặn địa chỉ email của bạn khỏi hộp thư đến của họ, ảnh hưởng đến khả năng gửi email cho người khác trong tương lai.

Cách khắc phục:

Để tránh tình trạng này, hãy áp dụng phương pháp chọn tham gia kép:

• Bước 1: Cho phép người dùng tự nguyện đăng ký nhận email của bạn.
• Bước 2: Gửi email xác nhận cho người dùng sau khi họ đăng ký.

Hai bước này giúp đảm bảo rằng người dùng thực sự muốn nhận email của bạn. Điều này cũng cho phép bạn phân loại người dùng để gửi thông tin phù hợp với nhu cầu của họ.

8. Không có liên kết huỷ đăng ký

Email của bạn cần phải có liên kết hủy đăng ký rõ ràng và dễ tìm. Điều này cho phép người nhận tự do chấm dứt nhận email từ bạn bất cứ lúc nào. Hầu hết các quốc gia đều có luật quy định việc cung cấp liên kết hủy đăng ký trong email, như Đạo luật CAN-SPAM của Hoa Kỳ.

Hãy nhớ rằng sở thích của người nhận có thể thay đổi theo thời gian. Họ có thể không còn muốn nhận email từ bạn nữa vì nhiều lý do, chẳng hạn như:

• Thay đổi nhu cầu: Người nhận có thể không còn cần thông tin bạn cung cấp.
• Sự hài lòng: Người nhận đã nhận được những gì họ muốn từ bạn.
• Sự phiền toái: Người nhận cảm thấy email của bạn quá nhiều hoặc không phù hợp.

Nếu không có liên kết hủy đăng ký, người nhận có thể:

• Báo cáo email là spam: Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng gửi email của bạn trong tương lai.
• Xóa email mà không đọc: Bạn sẽ mất cơ hội kết nối với người nhận.

Cách khắc phục:

Để tránh tình trạng này, hãy đảm bảo:

• Cung cấp liên kết hủy đăng ký rõ ràng: Nên đặt liên kết ở vị trí dễ thấy trong email.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu: Người nhận cần dễ dàng hiểu cách hủy đăng ký.

Việc cung cấp liên kết hủy đăng ký thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và xây dựng lòng tin cho thương hiệu của bạn.

9. Thông tin địa chỉ email không chính xác

Địa chỉ “Từ” trong email là địa chỉ email người gửi mà người nhận nhìn thấy. Khi thông tin này không chính xác hoặc thiếu rõ ràng, email của bạn có nguy cơ bị đánh dấu là spam.

Ví dụ về thông tin “Từ” không chính xác:

• Sử dụng địa chỉ email chung chung như “info@example.com” thay vì một địa chỉ email cụ thể.
• Sử dụng địa chỉ email không liên quan đến nội dung email.
• Sử dụng địa chỉ email không tồn tại.

Cách khắc phục:

• Sử dụng địa chỉ email phù hợp với nội dung: Ví dụ, nếu bạn đang gửi email tiếp thị, hãy sử dụng địa chỉ email liên quan đến bộ phận tiếp thị của bạn, chẳng hạn như “marketing@example.com”.
• Sử dụng địa chỉ email tồn tại và hoạt động: Đảm bảo rằng địa chỉ email có thể nhận được phản hồi từ người nhận.
• Kiểm tra cài đặt “Từ” trong G Suite: Xác nhận rằng địa chỉ email “Từ” được thiết lập chính xác trong cài đặt G Suite của bạn.

Sử dụng thông tin “Từ” chính xác giúp tạo dựng lòng tin với người nhận và giảm thiểu nguy cơ email của bạn bị đánh dấu là spam. Hãy chắc chắn rằng địa chỉ email “Từ” được liên kết với một hộp thư đến hoạt động để bạn có thể phản hồi mọi câu hỏi hoặc phản hồi từ người nhận.

Kết luận

Email G Suite bị chuyển vào thư mục spam là điều không ai mong muốn. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các phương pháp đã được đề cập trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể cải thiện khả năng gửi email hiệu quả hơn.

Ngoài việc khắc phục những vấn đề gây ra spam, hãy đảm bảo mọi chiến dịch email của bạn được thực hiện một cách chính xác và không có lỗi. Cuối cùng, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ email trước khi gửi. Điều này sẽ giúp email của bạn dễ dàng tiếp cận hộp thư chính của người nhận và tăng cường khả năng gửi email thành công.

Nguồn: Inboxally.