Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, email – công cụ đã tồn tại 50 năm – vẫn là một trụ cột vững chắc trong các chiến lược tiếp thị và bán hàng kỹ thuật số hiện đại. Mặc dù cuộc chiến giữa chiến thuật email và tiêu chuẩn chống spam có vẻ như không hồi kết, nhưng ranh giới giữa một chiến dịch Cold email hấp dẫn mở ra cơ hội mới và thư rác làm tổn hại đến uy tín của thương hiệu vẫn rất rõ ràng.

Hiểu rõ sự khác biệt này là điều tối quan trọng cho bất kỳ chuyên gia bán hàng hay tiếp thị nào muốn giao tiếp hiệu quả với khách hàng tiềm năng. Và với sự phát triển không ngừng của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực bán hàng, việc áp dụng các quy tắc tốt nhất về email trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bài viết này sẽ chỉ ra 9 điểm khác biệt chính giữa Cold email chất lượng cao và thư rác, kiến thức cần thiết cho mọi chuyên gia phát triển thị trường:

1. Cá nhân hóa so với thông điệp chung chung

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email với tiêu đề “Chào mừng [Tên của bạn]!”. Bạn có tò mò muốn mở nó ra đọc không? Đó chính là sức mạnh của sự cá nhân hóa.

Cold email hiệu quả:

Cold email được thiết kế riêng cho người nhận, thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp. Nó thường bắt đầu bằng lời chào cá nhân và nhắc đến các chi tiết cụ thể về người nhận hoặc công ty của họ. Cách tiếp cận này cho thấy người gửi đã nghiên cứu kỹ lưỡng và thực sự có tiềm năng xây dựng mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Thư rác:

Thư rác thường sử dụng các lời chào chung chung như “Kính gửi quý khách” hoặc không có bất kỳ sự cá nhân hóa nào. Các email này được gửi hàng loạt, thiếu thông tin cụ thể và không thể hiện sự quan tâm đến đối tượng mục tiêu.

2. Sự liên quan so với tính ngẫu nhiên

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email quảng cáo về dịch vụ sửa chữa máy tính. Bạn có tò mò muốn đọc nếu bạn không phải là người đang gặp vấn đề với máy tính? Đó là lý do tại sao sự liên quan là rất quan trọng.

Cold email hiệu quả:

Mặc dù được gọi là “cold” do khởi đầu từ phía người gửi, một email tiếp cận hiệu quả cần được nhắm mục tiêu chính xác. Điều này có nghĩa là gửi đến những cá nhân hoặc doanh nghiệp cụ thể có khả năng hưởng lợi từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nội dung email phải được thiết kế để giải quyết nhu cầu hoặc điểm khó khăn của người nhận, mang lại giá trị và sự phù hợp.

Thư rác:

Thư rác được gửi cho một lượng lớn người nhận mà không phân biệt đối tượng. Những email này không quan tâm đến sở thích, nhu cầu hoặc ngành nghề của người nhận. Sự thiếu liên quan – thiếu mục tiêu, thiếu cá nhân hóa, và thiếu sự cân nhắc – là đặc điểm nhận biết của thư rác.

3. Hủy đăng ký: Minh bạch hay Che giấu

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email quảng cáo sản phẩm mà bạn không hề quan tâm. Bạn muốn thoát khỏi những email tương tự trong tương lai. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu không thể tìm thấy nút hủy đăng ký hoặc quá trình hủy đăng ký quá phức tạp?

Cold email hiệu quả:

Thể hiện sự tôn trọng đối với quyền tự chủ của người nhận bằng cách cung cấp một cách rõ ràng và dễ dàng để họ hủy đăng ký nhận thông tin liên lạc trong tương lai. Đây không chỉ là yêu cầu của pháp luật như GDPR và CAN-SPAM, mà còn là minh chứng cho cam kết của công ty trong việc duy trì mối quan hệ tôn trọng với khách hàng. Bằng cách đơn giản hóa quy trình hủy đăng ký và đảm bảo nó được thực hiện nhanh chóng, người gửi thể hiện sự tôn trọng đối với quyền riêng tư và sự đồng ý của người nhận.

Thư rác: 

Thư rác thường cố tình làm khó người nhận trong việc từ chối nhận tin nhắn trong tương lai. Chúng có thể ẩn liên kết hủy đăng ký, làm cho quá trình trở nên phức tạp, hoặc thậm chí bỏ qua hoàn toàn các yêu cầu hủy đăng ký. Cách tiếp cận này gây thất vọng cho người nhận, vi phạm các quy định về tiếp thị qua email và thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với quyền riêng tư của họ. Hành động này cho thấy sự tập trung vào lợi ích của người gửi hơn là sự tôn trọng đối với người nhận.

4. Giá trị thực tế so với lời hứa suông

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email hứa hẹn sẽ giúp bạn kiếm được hàng triệu đô la chỉ trong một tuần. Bạn có tin vào lời hứa đó không?

Cold email hiệu quả:

Cold email hiệu quả phải cung cấp giá trị rõ ràng cho người nhận. Điều này có thể thông qua nội dung hữu ích, lời đề nghị hấp dẫn, hoặc lời mời thảo luận về các giải pháp tiềm năng cho vấn đề của họ. Mục tiêu là bắt đầu một cuộc trò chuyện dựa trên nhu cầu và sở thích của người nhận, với lời đề nghị mang giá trị hữu hình.

Thư rác:

Thư rác chỉ chứa đựng những lời hứa suông, những tuyên bố phóng đại, và những lời đề nghị quá tốt để có thể là sự thật. Các email này thường mang tính tự phục vụ, thiếu giá trị, và không mang lại lợi ích hoặc liên quan đến người nhận.

5. Tần suất và thời gian: Tôn trọng hay quấy rầy

Hãy tưởng tượng bạn đang đọc một cuốn sách hấp dẫn. Bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu bị ngắt quãng bởi những cuộc gọi điện thoại liên tục? Cảm giác tương tự cũng xảy ra khi hộp thư đến của bạn bị “bom tấn” bởi thư rác.

Cold email hiệu quả:

Email được gửi đi một cách thận trọng, đảm bảo không làm phiền đến người nhận. Email theo dõi được gửi cách nhau một khoảng thời gian hợp lý để cho phép người nhận cân nhắc lời đề nghị mà không cảm thấy bị áp lực. Việc không tương tác trong một thời gian nhất định sẽ dẫn đến chính sách hủy bỏ, tự động loại người nhận khỏi danh sách tiếp thị.

Thư rác: 

Thư rác được gửi đi nhiều lần và ngẫu nhiên, tràn ngập hộp thư đến của người nhận và thường khiến họ đánh dấu email là thư rác. Cho dù có tương tác hay không, email vẫn tiếp tục được gửi đi trừ khi bị trả lại.

6. Uy tín thương hiệu so với yếu tố đáng ngờ

Bạn sẽ tin tưởng vào một email với tiêu đề “Cơ hội kiếm tiền nhanh chóng!” được gửi từ địa chỉ email “abc123@gmail.com” không? Hay bạn sẽ tin tưởng hơn vào một email với tiêu đề “Lời khuyên hữu ích về quản lý tài chính” được gửi từ địa chỉ email chuyên nghiệp của một công ty uy tín?

Cold email hiệu quả:

Cold email thể hiện sự chuyên nghiệp, bao gồm các yếu tố thương hiệu phù hợp để khẳng định tính hợp pháp của email. Những email này được viết tốt, không có lỗi chính tả, ngữ pháp, được gửi bằng tên miền cụ thể của thương hiệu, và hướng đến việc xây dựng lòng tin và uy tín.

Thư rác: 

Thư rác có thể chứa các yếu tố đáng ngờ như dòng tiêu đề gây hiểu lầm, lỗi chính tả và ngữ pháp, hoặc thiếu thương hiệu chuyên nghiệp. Những email này thường khiến người nhận nghi ngờ về tính hợp pháp của chúng.

7. Xây dựng mối quan hệ hay Chuyển đổi tức thời?

Hãy tưởng tượng bạn gặp một người mới. Bạn sẽ muốn bán hàng cho họ ngay lập tức, hay bạn sẽ dành thời gian để trò chuyện, hiểu rõ họ, và xây dựng mối quan hệ trước?

Cold email hiệu quả:

Cold email hướng đến việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, nhận thức rằng sự tin tưởng và mối quan hệ là nền tảng cho sự chuyển đổi. Những email này ưu tiên sự tương tác và đối thoại hơn là doanh số tức thời.

Thư rác: 

Thư rác chỉ tập trung vào lợi ích ngắn hạn, thúc đẩy chuyển đổi nhanh chóng mà không quan tâm đến sự sẵn sàng hoặc sở thích của người nhận. Cách tiếp cận thiển cận này bỏ qua giá trị của việc xây dựng mối quan hệ lâu dài.

8. Xác thực: Độ tin cậy so với tính ẩn danh

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email từ một người bạn, nhưng địa chỉ email lại không quen thuộc. Bạn sẽ do dự mở email đó hay sẽ tin tưởng vào người bạn của mình?

Cold email hiệu quả:

Cold email tuân thủ các tiêu chuẩn xác thực email truyền thống như Sender Policy Framework (SPF) và DomainKeys Identified Mail (DKIM) trỏ ngược về miền email của người gửi và có chính sách DMARC (Xác thực, báo cáo và tuân thủ tin nhắn dựa trên miền) được công bố trên miền của người gửi. Các công nghệ này giúp xác minh danh tính của người gửi, đảm bảo rằng email thực sự bắt nguồn từ miền đã nêu và không bị thay đổi trong quá trình truyền tải.

Khi các công ty chứng minh cam kết của mình về tính bảo mật và độ tin cậy, người nhận và nhà cung cấp dịch vụ email có thể dễ dàng xác minh tính hợp pháp của những email này, giúp xây dựng lòng tin và cải thiện tỷ lệ gửi thành công.

Thư rác: 

Thư rác ít có khả năng sử dụng các phương pháp xác thực hiệu quả, nếu có. Những kẻ gửi thư rác thường cố gắng che giấu danh tính của mình hoặc sử dụng các tài khoản và tên miền bị xâm phạm để gửi tin nhắn. Việc thiếu xác thực phù hợp thường chỉ ra rằng email là bất hợp pháp và làm suy yếu lòng tin giữa người gửi và người nhận.

9. Nguồn cung cấp đạo đức so với thu thập không rõ ràng

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email quảng cáo sản phẩm mà bạn không hề đăng ký nhận. Bạn sẽ cảm thấy thế nào? Liệu bạn có tin tưởng vào người gửi email đó?

Cold email hiệu quả:

Sử dụng nguồn cung cấp địa chỉ email có đạo đức là điều cần thiết cho một chiến dịch Cold email hiệu quả và đáng tin cậy. Các nhà cung cấp email thương mại phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định như GDPR bằng cách thông báo cho cá nhân về việc thu thập và sử dụng dữ liệu của họ, bao gồm thông báo rõ ràng và cơ hội từ chối. Sự minh bạch này đảm bảo rằng người nhận nhận thức rằng email của họ có thể được sử dụng cho mục đích tiếp thị và đã đồng ý với khả năng này.

Thư rác:

Thư rác thường không có sự minh bạch về cách địa chỉ email được thu thập, với người nhận không có cơ hội từ chối trước khi thông tin của họ được sử dụng hoặc bán. Điều này không chỉ làm mất lòng tin mà còn vi phạm nhiều quy định về quyền riêng tư.

Kết luận

Hiểu rõ sự khác biệt giữa Cold email chất lượng cao và thư rác là điều cần thiết cho bất kỳ chuyên gia marketing nào muốn thành công trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Bằng cách chú trọng vào 9 điểm khác biệt này, bạn có thể xây dựng các chiến dịch email hiệu quả, thu hút khách hàng tiềm năng, tăng cường uy tín thương hiệu và tránh làm tổn hại đến danh tiếng của mình. Hãy nhớ rằng, việc xây dựng mối quan hệ bền vững và tạo dựng lòng tin là chìa khóa cho sự thành công của chiến lược email marketing. Luôn tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và sử dụng các công cụ xác thực email để đảm bảo hoạt động của bạn minh bạch và đáng tin cậy. Chúc bạn thành công trong việc tạo ra những chiến dịch email hiệu quả!

Nguồn: Zoominfo.