Để làm việc hiệu quả trong tiếp thị, việc tổ chức và thực hiện các dự án đúng thời hạn là một thách thức lớn. Đôi khi, việc cố gắng sắp xếp mọi thứ có thể trở thành một mớ hỗn độn, đặc biệt khi áp lực về thời hạn ngày càng tăng cao. Nhóm của bạn có thể đang gặp khó khăn trong việc làm việc hiệu quả và không đạt được tốc độ làm việc mong muốn, đặc biệt khi sử dụng một quy trình cũ kỹ và không hiệu quả.
Nhưng có một cách để thay đổi tình hình. Đó là Agile Sprint Planning – lập kế hoạch chạy nước rút linh hoạt, bạn có thể tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn và đảm bảo đáp ứng thời hạn một cách chính xác từ lần đầu tiên.
Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng kế hoạch chạy nước rút linh hoạt và lý do tại sao nó lại hiệu quả. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập một quy trình lập kế hoạch chạy nước rút phù hợp với đội ngũ của bạn và cách tích hợp hồ sơ dự án vào quy trình này một cách hiệu quả.
Agile Sprint Planning là gì?
Sprint planning is a collaborative effort involving a Scrum Master, who facilitates the meeting, a Product Owner, who clarifies the details of the product backlog items and their respective acceptance criteria, and the Entire Agile Team, who define the work and effort necessary to meet their sprint commitment.
Theo Leading Agile: Lập kế hoạch Sprint là sự hợp tác giữa Scrum Master – người lãnh đạo nhóm Scrum, Product Owner, và toàn bộ nhóm Agile. Trong quá trình này, Product Owner là người giải thích chi tiết các mục trong Backlog sản phẩm và điều kiện cần đạt được cho mỗi mục đó, trong khi nhóm Agile xác định công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành để đảm bảo cam kết Sprint của họ.
Nói một cách dễ hiểu hơn, lập kế hoạch Sprint Agile giúp nhóm tiếp thị chia nhỏ các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn để hoàn thành một cách hiệu quả trong một khoảng thời gian cụ thể. Bằng cách làm việc theo từng phần nhỏ, nhóm có thể tập trung và hoàn thành từng nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Quy trình lập kế hoạch Sprint Agile là một phần của quy trình Agile Marketing toàn diện hơn, giúp nhóm tiếp thị làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của Agile Marketing, bạn có thể tham khảo video dưới đây:
Tại sao Agile Marketing lại quan trọng trong đội ngũ?
Agile Marketing là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ nhóm tiếp thị nào vì nó giúp họ tiến triển nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách áp dụng Agile Marketing, các nhóm cần phải lập kế hoạch trước cho các quy trình và xem xét tổng thể của dự án để chia nhỏ công việc và tăng cường hiệu suất làm việc. Qua quá trình này, mục tiêu của dự án và những gì cần đạt được được rõ ràng hơn từ đầu. Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ trong việc thực hiện dự án. Thay vì phân tâm giữa nhiều dự án, các nhóm tập trung vào hoàn thành từng phần một, giúp tăng khả năng hoàn thành một cách hiệu quả.
Ngoài ra, Agile Marketing giúp bạn, với vai trò là người quản lý, tối ưu hóa thời gian làm việc của nhóm trong 40 giờ mỗi tuần. Thay vì một số thành viên làm việc quá tải hoặc không hiệu quả, bạn có thể quản lý và phân bổ thời gian của từng thành viên một cách thông minh để đảm bảo sử dụng tối đa nguồn lực có sẵn.
Thuật ngữ và vai trò trong Agile Marketing
Khi tìm hiểu về Agile Marketing và quy trình lập kế hoạch Sprint, có một số thuật ngữ và vai trò bạn cần nhớ:
– Agile Sprint Planning (Lập kế hoạch Sprint Agile): Quy trình mà các nhóm tiếp thị có thể sử dụng để hoàn thành dự án một cách hiệu quả và hiệu quả.
– Burndown Chart (Biểu đồ Burndown): Một biểu đồ được tạo ra trong Sprint của nhóm, thể hiện số lượng công việc đã hoàn thành, đang tiến hành, và cần hoàn thành.
– Definition of Done (Định nghĩa hoàn thành): Các tiêu chuẩn về hiệu suất mà các phần trong dự án phải đạt được để được coi là hoàn thành.
– Daily Scrum Meeting (Cuộc họp Scrum hàng ngày): Còn được gọi là cuộc họp đứng. Một cuộc họp hàng ngày kéo dài 15 phút giữa các thành viên của nhóm Scrum, đánh giá công việc đã hoàn thành trong ngày trước đó, công việc sẽ hoàn thành trong ngày hôm nay, và các trở ngại họ đang gặp phải.
– Project Backlog (Backlog Dự án): Nơi lưu trữ tất cả các dự án và nhiệm vụ cho đến khi chúng được thêm vào Sprint bởi Scrum Master.
– Project Owner (Chủ dự án): Người xác định mục tiêu của dự án và trình bày tầm nhìn cho nhóm.
– Scrum: Một framework mà các nhóm tiếp thị có thể sử dụng để giải quyết các dự án lớn phức tạp và chia nhỏ chúng thành các phần nhỏ hơn để tăng cường sản xuất và tránh bị trễ thời hạn.
– Scrum Master: Người lãnh đạo nhóm Scrum và đảm bảo rằng mọi người đều làm việc một cách hiệu quả. Họ truyền đạt khả năng và tốc độ của nhóm Scrum cho quản lý dự án để lập kế hoạch Sprint hiệu quả.
– Scrum Team (Nhóm Scrum): Một nhóm từ 5 – 9 thành viên có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ trong dự án được giao cho họ bởi Scrum Master.
– Sprint: Một khoảng thời gian mà nhóm Scrum cam kết hoàn thành một lượng công việc nhất định.
– Sprint Backlog: Các nhiệm vụ và dự án đã được chuyển từ Backlog dự án mà một nhóm Scrum sẽ cam kết hoàn thành trong một Sprint.
– Sprint Cycle (Chu kỳ Sprint): Thời gian một Sprint được hoàn thành (thường từ hai đến bốn tuần).
– Sprint Planning Meeting (Cuộc họp lập kế hoạch Sprint): Cuộc họp gồm quản lý dự án, Scrum Master và nhóm Scrum để giao công việc cho Sprint sắp tới.
– Sprint Review/Retro (Đánh giá/Retro Sprint): Thời điểm để xem xét những điều đã diễn ra trong Sprint vừa qua, đánh giá những điều đã hoạt động và những điều cần cải thiện, đồng thời tìm hiểu rõ nguyên nhân của việc không hoàn thành công việc đúng thời hạn.
– Velocity (Tốc độ): Tốc độ hoàn thành công việc trong một Sprint.
Làm thế nào để lập kế hoạch Sprint Agile hiệu quả?
Sau khi đã hiểu rõ thuật ngữ được sử dụng để lập kế hoạch Sprint Agile, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch cho các Sprint của mình. Theo truyền thống, điều này bao gồm 17 bước khác nhau để hoàn thành một Sprint từ đầu đến cuối.
Bước 1: Chủ dự án gặp gỡ các bên liên quan để thu thập thông tin về dự án và xác định mục tiêu
Bước đầu tiên là cho người quản lý dự án gặp gỡ các bên liên quan để hiểu rõ về dự án sắp tới và xác định những mục tiêu cụ thể. Điều này có thể bao gồm cuộc họp với khách hàng hoặc các bên liên quan khác để nắm bắt chính xác các yêu cầu và mong đợi đối với dự án.
Mục tiêu này sau đó được ghi lại để sử dụng trong quy trình lập kế hoạch Sprint:
Bước 2: Chủ dự án ghi chú về các thông tin quan trọng và sau đó đưa các nhiệm vụ tương ứng vào Backlog của dự án.
Trong suốt cuộc họp dự án, chủ sở hữu dự án cần ghi chú lại những mục tiêu mà các bên liên quan mong muốn đạt được. Từ đó, chủ sở hữu dự án sẽ đưa những ghi chú và mục tiêu này thành các nhiệm vụ cụ thể để thêm vào Backlog dự án.
Sau khi đã thêm các nhiệm vụ đó vào mẫu Backlog dự án, bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo của quy trình lập kế hoạch Sprint:
Bước 3: Chủ sở hữu dự án và Scrum Master gặp nhau để xác định những công việc mà nhóm có thể thực hiện.
Sau khi các nhiệm vụ đã được thêm vào Backlog, chủ sở hữu dự án và Scrum Master sẽ có một cuộc họp cùng nhau xem xét các nhiệm vụ trong Backlog để quyết định những công việc nào có thể được thực hiện bởi nhóm. Đồng thời, họ cũng sẽ đưa ra quyết định về việc ai cần tham gia vào nhóm Scrum cho dự án cụ thể này.
Hãy thêm các thành viên nhóm và nhiệm vụ tương ứng vào mẫu của bạn:
Bước 4: Scrum Master đánh giá tốc độ của nhóm
Tốc độ của nhóm là khả năng mà họ hoàn thành các công việc trong dự án và tần suất họ hoàn thành chúng.
Scrum Master có thể đánh giá tốc độ bằng cách sử dụng các phép toán đơn giản. Mỗi dự án mà nhóm hoàn thành trong một Sprint sẽ được gán một giá trị điểm nhất định. Ví dụ, nếu nhóm hoàn thành 4 dự án, mỗi dự án đạt 15 điểm, thì tốc độ sẽ là 60.
Điều này Scrum Master cần theo dõi và đánh giá theo thời gian. Ví dụ, nếu trong một tuần nhóm hoàn thành 4 dự án trị giá 60 điểm, và tuần tiếp theo họ hoàn thành 3 dự án trị giá 45 điểm, thì tốc độ sẽ là 52.5 điểm.
Ghi lại tốc độ dự án của nhóm trong mẫu của bạn:
Bước 5: Scrum Master xác định thời lượng Sprint
Sau khi xác xem phạm vi của dự án, Scrum Master cần xác định rõ thời gian mà mỗi Sprint cần kéo dài để hoàn thành dự án.
Để làm điều này, Scrum Master phải ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ và tính tổng thời gian.Dựa trên số giờ làm việc tiềm năng của từng thành viên trong nhóm Scrum, Scrum Master sẽ xác định thời lượng Sprint cần để hoàn thành công việc.
Ví dụ, nếu tổng số giờ công việc là 80 giờ một tuần và hai thành viên trong nhóm có thể làm việc 40 giờ một tuần, thì thời gian của một Sprint có thể chỉ là một tuần.
Hãy nhớ rằng có thể cần nhiều lần chạy Sprint để hoàn thành một dự án.
Ghi lại độ dài và số lần chạy Sprint cần thiết cho dự án của bạn:
Bước 6: Scrum Master lên lịch cuộc họp lập kế hoạch Sprint
Sau khi đã xác định các Sprint và nhiệm vụ, Scrum Master sẽ tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch Sprint. Thông thường, mỗi giờ trong cuộc họp lập kế hoạch Sprint tương ứng với thời gian của một tuần Sprint. Vì vậy, nếu Sprint kéo dài hai tuần, cuộc họp có thể kéo dài hai giờ.
Tất nhiên, đó là theo quy trình chuẩn. Nếu không cần thiết, bạn có thể tổ chức cuộc họp ngắn hơn, nhưng hãy đảm bảo rằng thời gian của cuộc họp vẫn đủ để thảo luận mọi vấn đề cần thiết.
Bước 7: Nhóm Scrum thảo luận về năng lực làm việc trong Sprint
Ở bước này, nhóm của bạn cần biết về năng lực làm việc của từng thành viên. Điều này có nghĩa là nếu một thành viên chỉ có thể làm việc 32 giờ trong một tuần, bạn không nên giao cho họ công việc trị giá 40 giờ.
Bước 8: Nhóm Scrum được giao nhiệm vụ
Tại thời điểm này, Scrum Master sẽ lấy các nhiệm vụ từ Backlog dự án và phân công chúng cho từng thành viên trong nhóm. Mỗi nhiệm vụ cần được xác định với một thời gian cụ thể để hoàn thành.
Khi các nhiệm vụ được giao cho các thành viên, chúng sẽ được chuyển vào Sprint Backlog. Sprint backlog là tổng số công việc mà nhóm đã cam kết hoàn thành trong Sprint hiện tại.
Ghi lại Sprint Backlog trong mẫu của bạn:
Bước 9: Nhóm Scrum cộng thêm thời gian cho các nhiệm vụ được giao và xác nhận năng lực làm việc của họ
Các thành viên trong nhóm bây giờ cần tổng hợp lại thời gian họ dự kiến dành cho mỗi nhiệm vụ. Sau khi có tổng số, họ cần so sánh với thời gian được phân bổ cho họ trong suốt Sprint.
Ví dụ: Giả sử một người viết nội dung được giao 72 giờ làm việc cho một Sprint kéo dài hai tuần. Tuy nhiên, họ nhận ra rằng họ có khả năng thực hiện được 80 giờ làm việc trong Sprint này. Họ có thể sử dụng thời gian dư để làm thêm công việc hoặc tìm cách khác phân bổ 8 giờ đó.
Ghi lại tổng thời gian cho mỗi thành viên trong nhóm và thời gian được phân bổ cho mỗi thành viên trong một Sprint vào mẫu của bạn:
Bước 10: Nhóm Scrum đưa ra các vấn đề, câu hỏi và rào cản
Trong cuộc họp lập kế hoạch Sprint, nhóm của bạn nên giải quyết mọi vấn đề còn thắc mắc hoặc rào cản trong lần chạy Sprint trước đó.
Nhóm Scrum của bạn nên thảo luận và tìm ra các giải pháp để tránh các vấn đề tương tự trong lần chạy Sprint tiếp theo.
Ghi lại và theo dõi các vấn đề và câu hỏi trong mẫu của bạn để đảm bảo chúng được giải quyết một cách hiệu quả:
Bước 11: Scrum Master yêu cầu thống nhất về Sprint đã chọn
Nếu mọi người trong nhóm đồng ý về phạm vi công việc của Sprint, bạn có thể bắt đầu thực hiện Sprint.
Bước 12: Chủ dự án và Scrum Master xác nhận Sprint
Sau khi nhóm đã đồng ý với phạm vi công việc của họ, chủ dự án và Scrum Master sẽ chính thức xác nhận Sprint và bắt đầu triển khai.
Bước 13: Cuộc họp hàng ngày bắt đầu trong thời gian Sprint
Khi Sprint bắt đầu, nhóm Scrum sẽ họp hàng ngày vào cùng một thời điểm và trả lời các câu hỏi sau:
– Hôm qua bạn đã hoàn thành những gì?
– Hôm nay bạn định hoàn thành những gì?
– Có rào cản nào đang cản trở tiến trình của bạn không?
Ghi lại các rào cản và ghi chú trong mẫu của bạn để theo dõi và giải quyết chúng một cách hiệu quả:
Bước 14: Chủ dự án cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ dự án
Trong quá trình thực hiện Sprint, chủ dự án sẽ liên tục cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ của dự án. Điều này bao gồm việc chủ dự án kiểm tra ghi chú từ cuộc họp lập kế hoạch Sprint và cuộc họp hàng ngày để nắm bắt tình hình công việc của nhóm.
Nếu một bên liên quan muốn kiểm tra tiến độ của một phần nhất định trong Sprint, chủ dự án có thể sử dụng các thông tin được cập nhật từ cuộc họp lập kế hoạch Sprint và cuộc họp hàng ngày để làm căn cứ cho việc cập nhật tiến độ dự án và thảo luận với Scrum Master về các điều chỉnh nếu cần thiết.
Điều này làm nổi bật tầm quan trọng của việc các thành viên Scrum liên tục cập nhật tiến độ công việc của mình.
Bước 15: Nhiệm vụ được thêm vào Sprint nếu cần thiết
Trong quá trình thực hiện Sprint, có thể phát sinh nhu cầu thêm hoặc loại bỏ các nhiệm vụ dựa trên tiến độ của dự án. Nếu cần, các nhiệm vụ mới sẽ được thêm vào Backlog của Sprint và được gắn thẻ để chỉ ra rằng chúng không nằm trong phạm vi ban đầu của Sprint.
Ghi lại những nhiệm vụ mới này vào mẫu của bạn để theo dõi và quản lý chúng một cách hiệu quả:
Bước 16: Kết thúc Sprint và tổ chức cuộc họp đánh giá Sprint
Sau khi hoàn thành Sprint, toàn bộ nhóm (bao gồm Scrum Master và chủ dự án) sẽ cùng nhau ngồi họp để xem lại Sprint đã qua. Trong cuộc họp này, nhóm sẽ thảo luận về những điểm sau:
– Những điều đã diễn ra tốt đẹp.
– Những điều không diễn ra như mong đợi.
– Những gì có thể được cải thiện.
– Những gì cần phải dừng lại để cải thiện cho Sprint tiếp theo.
– Những gì cần phải bắt đầu để cải thiện cho Sprint tiếp theo.
Ngoài ra, nhóm cũng sẽ kiểm tra biểu đồ Burnchart để đánh giá hiệu suất của mình trong quá trình Sprint.
Ghi lại các điểm cần chú trọng trong mẫu của bạn
Bước 17: Chủ dự án xác định ngày khởi công dự án và thông báo cho các bên liên quan
Sau khi hoàn thành Sprint và sản phẩm đã được duyệt, chủ dự án sẽ thông báo về công việc hoàn thành và ngày khởi công dự án cho các bên liên quan.
Cách CoSchedule sử dụng Agile Sprint Planning để hoàn thành công việc
Việc lập kế hoạch Sprint Agile là một quá trình có nhiều bước và yêu cầu sự tổ chức và tập trung cao độ từ các thành viên trong nhóm Scrum. Từ việc thu thập thông tin và xác định mục tiêu đến phân công nhiệm vụ và đánh giá tiến độ, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo Sprint được triển khai một cách hiệu quả và thành công.
Sử dụng Agile Sprint Planning không chỉ là quá trình theo đuổi các bước cổ điển mà còn là việc kết hợp sự linh hoạt và sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất. Một ví dụ điển hình về cách áp dụng Agile Sprint Planning một cách thành công là cách mà CoSchedule đã tích hợp nó vào quy trình làm việc của họ.
Kể từ khi thành lập vào năm 2013, CoSchedule đã thực hiện phương pháp Scrum để làm việc hiệu quả và mang lại những tính năng đáng kinh ngạc cho khách hàng. Nhờ vào Agile Sprint Planning, họ đã ra mắt bốn tính năng quan trọng chỉ trong ít hơn sáu tuần.
Cách CoSchedule thực hiện Agile Sprint Planning là một điển hình về sự tích hợp và tinh chỉnh phương pháp này để phù hợp với tổ chức của họ. Nhóm Định lượng Nhu Cầu của họ sử dụng một Sprint Backlog để theo dõi tất cả các dự án và đặt ra không gian cho các ý tưởng mới từ mọi thành viên.
CoSchedule sử dụng Agile Sprint Planning và đã tích hợp nó vào một cách làm việc phù hợp với tổ chức. Họ còn có không gian cho các thành viên trong nhóm đề xuất ý tưởng mới và kế hoạch làm việc.
CoSchedule lựa chọn những ý tưởng có thể mang lại lợi ích lớn gấp 10 lần hoặc giúp họ phát triển nhanh hơn 10 lần từ danh sách công việc này.
Sau đó, họ sử dụng Backlog này để lập kế hoạch cho các Sprint kéo dài một tuần, giúp họ làm việc nhanh chóng và hiệu quả.
Agile Sprint Planning không chỉ giúp CoSchedule di chuyển nhanh hơn mà còn là cơ hội học hỏi từ những thất bại để cải thiện. Điều quan trọng là bạn không cần phải sử dụng Agile Sprint Planning theo cách truyền thống, bạn có thể điều chỉnh quy trình này để phù hợp với nhóm tiếp thị của bạn một cách linh hoạt.
Agile Sprint Planning là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhóm tiếp thị tối ưu hóa hiệu suất, tăng tốc độ làm việc và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Với việc chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, tập trung vào từng Sprint, và linh hoạt thích nghi với thay đổi, Agile Sprint Planning giúp nhóm tiếp thị làm việc hiệu quả hơn, tránh lãng phí thời gian và đảm bảo đáp ứng thời hạn một cách chính xác. Bằng cách áp dụng Agile Sprint Planning và điều chỉnh nó phù hợp với nhu cầu của nhóm, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và thành công.
Bây giờ bạn đã biết về Agile Sprint Planning. Hãy đưa ý tưởng đó cho nhóm tiếp thị của bạn và thử áp dụng trong vài tuần tới để xem liệu nó có tạo ra sự khác biệt cho nhóm hay không. Chúng tôi tin rằng nó sẽ có hiệu quả!
