Trong môi trường kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, việc tổ chức một đội ngũ tiếp thị hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp tinh tế đa dạng các kỹ năng và tính cách khác nhau. Tương tự như việc xây dựng một công trình, không thể chỉ dùng thép để xây cầu, cũng như không thể chỉ sử dụng đinh để xây nhà. Mà cần phải kết hợp nhiều loại vật liệu để đạt được kết quả tốt nhất.
Mỗi thành viên trong đội tiếp thị cũng đòi hỏi sự kết hợp đa dạng các kỹ năng và tính cách, từ nhà văn, biên tập viên đến chuyên gia SEO, và thậm chí cả những chuyên gia về các lĩnh vực cụ thể khác. Mặc dù họ có thể không hiểu rõ về mọi khía cạnh của tiếp thị nội dung, nhưng sự đa dạng này là tài nguyên quý giá. Tuy nhiên, để tận dụng được sức mạnh của đội ngũ, cần có một kế hoạch và phương pháp tổ chức rõ ràng.
Như một cảnh báo về thực tế, nghiên cứu năm 2015 của Tiến sĩ Behnam Tabrizi đã chỉ ra rằng 75% các nhóm đa chức năng không đạt hiệu quả mong đợi. Tabrizi nhấn mạnh rằng nguyên nhân chính của sự thất bại này là do thiếu một phương pháp hệ thống trong tổ chức:
– Không thể duy trì ngân sách.
– Không thể duy trì kế hoạch thời gian.
– Không thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật.
– Không thể đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.
– Không thể phù hợp với mục tiêu của công ty.
Tabrizi giải thích rằng các nhóm thường hoạt động như những “hòn đảo” cô lập, với các thành viên không hợp tác chặt chẽ với nhau. Ví dụ, những người thiết kế có thể không liên kết chặt chẽ với nhà văn, hoặc biên tập viên có thể xung đột với những người tiếp thị. Điều này thường xảy ra khi không có sự hướng dẫn rõ ràng từ lãnh đạo, trách nhiệm không được xác định, thông tin truyền đạt không chính xác, và mục tiêu không rõ ràng và cụ thể.
When leadership doesn’t lead, when accountability doesn’t exist, when communication is foggy, and when goals aren’t clear and specific, cross-functional teams can’t perform.
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự đổi mới và sáng tạo là chìa khóa để tồn tại và phát triển. Đó là lý do tại sao các nhóm đa chức năng ngày càng trở nên phổ biến hơn. Thay vì chỉ tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như trước đây, các nhóm đa chức năng hiện nay hướng đến việc kết hợp, sử dụng tối đa các kỹ năng và nguồn lực từ nhiều bộ phận và lĩnh vực khác nhau. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phong phú, nơi mà sự sáng tạo và đổi mới có thể trỗi dậy từ sự kết hợp của các ý kiến và cách tiếp cận khác nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn, một người lãnh đạo, cách xây dựng và tổ chức nhóm đa chức năng thành công từ các phòng ban và lĩnh vực khác nhau, nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Chiến Lược Tăng Hiệu Quả Cho Nhóm Đa Chức Năng
Chiến lược tăng hiệu quả cho nhóm đa chức năng không chỉ là một vấn đề quan trọng mà còn là một thách thức đối với nhiều tổ chức. Với 75% các nhóm đa chức năng không đạt được hiệu suất mong đợi, việc tránh các sai lầm phổ biến là cực kỳ quan trọng.
Một trong những nguyên nhân chính gây ra sự thất bại của các nhóm này là sự thiếu sót về cấu trúc và phương pháp tổ chức. Xung đột về tính cách và giao tiếp thường xuyên xảy ra khi không có sự chỉ đạo rõ ràng từ lãnh đạo và không xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên.
Để giải quyết vấn đề này, chúng ta sẽ có những cách tiếp cận hiệu quả sau:
1. Xây dựng cấu trúc tổ chức từ trên xuống.
Điều này đảm bảo rằng chỉ những người lãnh đạo cấp cao nhất mới có quyền ra quyết định và chỉ đạo cho các nhóm nhỏ hơn. Quy trình này không chỉ giúp giải quyết xung đột trong nhóm mà còn tạo ra sự hiệu quả và mục tiêu chung cho mọi thành viên.
Tabrizi đã sử dụng Cisco làm ví dụ, mô tả cách họ cho phép 100 người tham dự cuộc họp, nhưng chỉ có một nhóm lãnh đạo cốt lõi mới được phép liên lạc với họ và giải thích nhiệm vụ mà họ cần thực hiện. Và ở một cấp độ lãnh đạo cao hơn, có một nhóm nhỏ hơn quản lý cả nhóm lãnh đạo này.
Tabrizi uses Cisco as an example, describing how they allowed 100 people to attend meetings, but only a core group of leaders could communicate back to them and tell them their functions. And, one level above this leadership was an even smaller team governing over them.
Mặc dù nhóm của bạn có thể không lớn như vậy, nhưng nguyên tắc này vẫn có giá trị cho các nhóm nhỏ: Không phải ai cũng có thể ra lệnh cho người khác về những gì sẽ xảy ra, chỉ những người lãnh đạo mới có thể làm điều đó. Điều này có thể gây ra xung đột trong một số nhóm, đặc biệt là trong những nhóm không có cấu trúc phân cấp rõ ràng.
Tuy nhiên, trong một nhóm, tất cả các ý kiến đều quan trọng và cần được lắng nghe. Có thời điểm cần có cuộc họp để thảo luận và giải quyết vấn đề. Nhưng đôi khi, lãnh đạo phải đứng ra và chỉ đạo, và mọi thành viên trong nhóm cần phải tuân theo.
2. Tập trung vào các vai trò
Tập trung vào việc xác định các vai trò rõ ràng khi bạn xây dựng đội ngũ của mình là một phần quan trọng. Bạn đã chọn những người có kỹ năng phù hợp để hoàn thành công việc, vì vậy hãy xác định rõ vai trò mà họ sẽ đảm nhiệm. Để tránh tình trạng mơ hồ trong nhóm, bạn cần mô tả rõ ràng những gì bạn kỳ vọng từ mỗi thành viên. Điều này giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của họ và tránh được những hiểu lầm về vai trò và trách nhiệm.
Trong một nhóm, việc một số thành viên làm nhiều hơn vai trò được giao có thể dẫn đến hiểu lầm về trách nhiệm. Họ có thể cảm thấy như công việc ngoài vai trò không phải là trách nhiệm của họ và dần dần bỏ qua hoặc trì hoãn việc làm. Tổ chức các cuộc họp để thảo luận về dự án sẽ giúp mỗi thành viên hiểu rõ ràng về nhiệm vụ và vai trò của mình, cũng như cách họ có thể đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm.
Khi bạn không xác định rõ ràng vai trò, việc tiến hành dự án trở nên khó khăn. Phải đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm biết được mình cần làm gì và khi nào nhiệm vụ của họ được coi là hoàn thành.
Một lưu ý cuối cùng cho lãnh đạo: Khi bạn giao một vai trò cụ thể cho một thành viên, hãy tạo điều kiện cho họ tự chủ trong công việc của mình. Việc quản lý quá mức có thể làm mất động lực và gây ra sự nghi ngờ trong nhóm.
3. Nhận phê duyệt và đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành
Một bước quan trọng trong quản lý nhóm là đảm bảo rằng mỗi thành viên đều nhận được sự phê duyệt và đánh dấu công việc là đã hoàn thành. Đôi khi chúng ta bỏ qua các chi tiết nhỏ, như việc định nghĩa rõ ràng “hoàn thành” nghĩa là gì. Bằng cách xác định một cách rõ ràng những gì được coi là nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn cho phép các thành viên tự quản lý công việc của mình.
Ví dụ, trong lĩnh vực tiếp thị nội dung, việc đặt ra các câu hỏi như: Bài viết nháp cần có cấu trúc như thế nào? Cần thêm những phần nào vào bài viết để nâng cao chất lượng? Và cách truyền đạt thông điệp qua giọng văn và phong cách viết của blog là như thế nào?
Nếu bạn làm cho mọi thứ rõ ràng và cụ thể, mỗi thành viên trong nhóm có thể tự tin tự phê duyệt và đánh dấu công việc là đã hoàn thành. Nếu có các nhiệm vụ hoặc vai trò cần sự phê duyệt từ lãnh đạo, hãy đưa phần này vào định nghĩa để mọi người biết rõ. Điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc mạch lạc và hiệu quả cho toàn bộ nhóm.
4. Đảm bảo sự tập trung đúng hướng
Lãnh đạo nhóm không chỉ là người chỉ đạo công việc cá nhân của từng thành viên, mà còn phải điều chỉnh sự tập trung của toàn bộ nhóm để đảm bảo tiến độ của dự án. Điều này bao gồm việc đề cao mục tiêu và kế hoạch tổng thể của dự án, đồng thời khuyến khích mọi người hướng sự chú ý và nỗ lực của họ vào những hoạt động quan trọng nhất. Bằng cách này, lãnh đạo giúp định hình một môi trường làm việc mà nhóm có thể cùng nhau phát triển và đạt được kết quả mong muốn.
5. Đánh giá và tái đánh giá các dự án
Đánh giá và tái đánh giá các dự án là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án. Việc này giúp đảm bảo rằng các ý tưởng và hoạt động đều đáp ứng được mục tiêu chung của tổ chức. Bằng cách thực hiện đánh giá định kỳ, bạn có thể xác định được những điểm mạnh và yếu của dự án, từ đó tối ưu hóa hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc. Nếu cần thiết, các dự án không phù hợp hoặc không cần thiết có thể được loại bỏ để tránh lãng phí tài nguyên, giúp tập trung nguồn lực vào những dự án có tiềm năng cao nhất và đạt được kết quả mong muốn.
6. Đánh giá và tái đánh giá các thông số
Điều chỉnh các thông số là một phần quan trọng để đảm bảo rằng nhóm có thể thích ứng với sự thay đổi trong phong cách làm việc, chuyên môn, hoặc khả năng. Khi các yếu tố này thay đổi, việc điều chỉnh các thông số giúp đảm bảo rằng nhóm vẫn đáp ứng được yêu cầu và tiếp tục tiến triển một cách hiệu quả. Việc xem xét định kỳ hoạt động của nhóm giúp bạn nhận biết và giải quyết các vấn đề ngay từ khi chúng bắt đầu, giúp duy trì sự linh hoạt và đảm bảo rằng dự án vẫn tiến triển một cách suôn sẻ.
7. Giữ tầm nhìn về mục tiêu
Giữ vững tầm nhìn về mục tiêu để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều đồng lòng với hướng đi của dự án. Đôi khi, khi mỗi thành viên tập trung vào nhiệm vụ riêng của họ, dễ dàng mất khỏi tầm nhìn về bức tranh tổng thể của dự án. Điều này có thể dẫn đến sự phân tâm và thậm chí là việc đi lạc hướng. Do đó, việc thường xuyên nhìn lại mục tiêu tổng thể và đảm bảo rằng mọi người đều hướng về cùng một hướng để đảm bảo được sự phát triển đúng hướng của dự án.
Xây dựng và quản lý một nhóm tiếp thị đa chức năng hiệu quả không chỉ đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực, nhưng cũng mang lại những phần thưởng đáng giá. Áp dụng những chiến lược đã được đề cập, bạn có thể biến đổi sự đa dạng về kỹ năng và tính cách thành một sức mạnh tập thể, thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu quả trong công việc. Bắt đầu bằng việc rõ ràng xác định mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Sau đó, thiết lập một hệ thống kiểm tra định kỳ để đảm bảo sự tập trung và liên tục đánh giá lại các dự án và thông số. Đừng quên tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp mở cửa.
Hãy hành động ngay hôm nay để xây dựng một nhóm tiếp thị đa chức năng mạnh mẽ, sẵn sàng vượt qua mọi thách thức và đạt được những thành công xuất sắc.
